Questões FGV

Arquivologia e Procedimentos administrativos

Prof.ª Ana Luiza Soares

QUESTÕES FGV

1. Os motivos que conduzem à necessidade de preservar documentos em arquivos públicos devem ser:

(A) oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais.

(B) culturais, para que se preserve a memória dos atos de governo.

(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.

(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, independentemente dos motivos que levaram à criação dos documentos.

(E) de ordem jurídica, relacionados às características governamentais de uma época.

2. Comparando arquivos governamentais e bibliotecas públicas, pode-se afirmar que:

(A) são, quase sempre, órgãos colecionadores de documentos.

(B) são, indubitavelmente, órgãos receptores de documentos.

(C) os métodos de trabalhos usados nestas instituições são, em sua maior parte, similares.

(D) o arquivo guarda, principalmente, documentos de um governo de que faz parte.

(E) são órgãos similares.

3. Os motivos básico que levam a que se descartem documentos em arquivos públicos devem ser:

(A) fundamentalmente oficiais, para que se mantenham os serviços governamentais em funcionamento, sem problemas de espaço físico e de materiais de consumo necessários.

(B) fundamentalmente culturais, para que se preserve, em perfeita condição de uso, a memória dos atos de governo.

(C) oficiais e culturais, pois os documentos servem para manter em ordem o funcionamento do governo e registram a historicidade de seus atos.

(D) derivados das características da produção e da acumulação dos papéis públicos, evitando-se a redundância das informações ou a manutenção de documentos sem interesse administrativo, jurídico ou histórico.

(E) vinculados aos desejos da administração de modernizar os serviços, preservando somente documentos de valor administrativo.

4. É correto afirmar que interessa aos atuais arquivistas, com maior intensidade e sendo o fulcro desta profissão:

(A) tratar de documentos contendo informações mantidas em sua integridade, isto é, sem dispersão, fragmentação ou mistura de fundos, séries, etc.

(B) resgatar coleções de procedência e características diversas, significativas pelo seu conteúdo e suporte.

(C) manter o valor de prova dos documentos, do modo como foram passados para custódia dos arquivos.

(D) preservar a memória e pesquisar a história dos povos.

(E) desenvolver tecnologias da informação pertinentes às bibliotecas.

5. O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos?

(A) Um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente.

(B) Um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes.

(C) Um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada.

(D) Um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos.

(E) Um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição.

6. Assinale, dentre as alternativas abaixo, a que NÃO se refere aos elementos principais que devam ser considerados para a avaliação, preservação e descarte de documentos públicos.

(A) As ações e as atividades de que tratam

(B) As tipologias documentais a que pertencem

(C) As autoridades que os assinaram e lhe deram autenticidade

(D) As atividades do órgão produtor e acumulador de informações

(E) Os seus suportes físicos e originalidades

7. O instrumento conhecido como tabela de temporalidade, também denominada tabela de descarte, poderá ser eficiente nos casos em que ela estiver pronta para:

(A) a possibilidade efetiva de remover e eliminar documentos, de acordo com os períodos de retenção recomendados.

(B) a normalização previamente delimitada no plano de classificação feito ao mesmo tempo em que a tabela.C) a identificação minuciosa de todos os tipos, suportes e características dos documentos que podem ou não ser eliminados.

(D) a minuciosa descrição dos documentos que se resolveu preservar ou manter, por terem relevância administrativa, jurídica e informativa.

(E) ser usada por meio de recursos informatizados.

8.  Assinale a única afirmativa correta sobre a ação e a importância, para a administração pública, dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.

(A) O aperfeiçoamento da administração governamental não depende de como os arquivos são geridos pela burocracia estatal.

(B) A administração técnica de arquivos não consiste em tarefa altamente especializada.

(C) Os governos que possuem arquivos bem administrados conseguem alcançar altos níveis de eficiência em todas as suas esferas de atuação.

(D) Não é necessário que existam órgãos específicos para tratar da administração de documentos e de informações acumuladas pela administração pública.

(E) Os governos independem de fato das informações acumuladas, produzidas ou não pelos seus serviços.

9.  O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-na em vários casos. Segundo os especialistas, este recurso:

(A) torna mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico.

(B) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais.

(C) é indicado somente para os arquivos correntes.

(D) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos.

(E) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico- -cultural.

10. A digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bits ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico:

(A) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas.

(B) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade.

(C) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico preliminar, executado por profissionais.

(D) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso.

(E) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do profissional de arquivos.

11. Os principais instrumentos de organização, triagem e acesso aos documentos de um arquivo corrente são:

(A) o arranjo e a descrição adotados.

(B) o planejamento global da administração.

(C) o inventário e os repertórios de assunto.

(D) o plano de prevenção de desastres e o diagnóstico do acervo.

(E) o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

12. A Diplomática, de acordo com alguns autores, é de grande valia para os profissionais da informação que atuam como arquivistas, por que ela:

(A) orienta os padrões de criação e tramitação de documentos de arquivo e facilita a compreensão de um acervo, por estabelecer os padrões existentes.

(B) relaciona todas as espécies existentes, permitindo que se compreenda, com maior clareza, a diferença entre a documentação expedida e a recebida.

(C) contém as chaves do conhecimento informático moderno, facilitando a compreensão dos documentos em suporte magnético.

(D) resolve todos os problemas de classificação de documentos, não servindo para uso no programa de avaliação.

(E) aplica-se, apenas, às informações e documentos muito antigos.

13. De modo geral, os dois registros e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são:

(A) o documento textual em papel e a fotografia.

(B) a correspondência e os dossiês funcionais.

(C) os microfilmes e os disquetes.

(D) o processo administrativo e a correspondência.

(E) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos.

14. Na organização de um arquivo de instituição pública, o código de classificação de documentos, referente às atividades-meio ou fim, tem seus "assuntos" hierarquicamente estabelecidos de acordo com:

(A) as espécies documentais produzidas pelo órgão.

(B) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão.

(C) as normas internas do órgão.

(D) a tipologia documental produzida pelo órgão.

(E) a estrutura organizacional do órgão.

15.  A passagem de um conjunto documental do arquivo intermediário para o arquivo permanente denomina-se:

(A) recolhimento.

(B) expedição.

(C) transferência.

(D) recebimento.

(E) remanejamento.

16. O art. 26 da Lei 8.159/91 determina que o órgão central do sistema nacional de arquivos é:

(A) o Arquivo Nacional.

(B) o Gabinete Civil da Presidência da República.

(C) o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

(D) o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

(E) o Ministério da Justiça.

17. A Resolução nº 5 do CONARQ, de 30 de setembro de 1996, determina que a eliminação de documentos produzidos pelo poder público deve ser:

(A) antecedida de divulgação no Diário Oficial para que se dê conhecimento do procedimento que será realizado 45 dias após a publicação do edital.

(B) antecedida de divulgação no Diário Oficial para que se dê conhecimento do procedimento que será realizado 72 horas após a publicação do edital.

(C) antecedida de divulgação nos meios de comunicação para que se dê conhecimento do procedimento que será realizado 15 dias após a publicação do edital.

(D) antecedida de divulgação no Diário Oficial para que se dê conhecimento do procedimento que será realizado 60 dias após a publicação do edital.

(E) realizada apenas se o órgão público for membro do CONARQ.

18.  De acordo com o Decreto 5.301/2004, os prazos de duração da classificação de documentos sigilosos vigoram a partir da data de produção do dado ou da informação.

Os prazos em vigor para a desclassificação, estabelecidos pelo decreto, são:

(A) ultra-secreto – máximo de 100 anos.

(B) secreto – máximo de 20 anos.

(C) confidencial – 15 anos.

(D) reservado – máximo de 10 anos.

(E) ostensivo – máximo de 5 anos.

19. Na descrição de um conjunto documental, o campo que registra as datas-limite em um instrumento de pesquisa refere-se:

(A) ao ano do documento mais novo do conjunto.

(B) ao ano do documento mais antigo do conjunto.

(C) ao prazo estabelecido para seu acesso.

(D) à data mais antiga e à mais recente registradas nos documentos do conjunto.

(E) às datas do período de elaboração do instrumento de pesquisa.

20.  A teoria das três idades é um dos fundamentos sobre os quais se assenta a arquivística contemporânea. Nela está a concepção do ciclo de vida dos documentos baseada na freqüência e na utilização que deles é feita.

Na aplicação dessa teoria, é indispensável observar:

(A) as noções de valor primário e secundário.

(B) a noção de fundo aberto.

(C) a noção de fundo fechado.

(D) a noção de valor de prova.

(E) a noção de valor informativo.

GABARITO

1. C
2. D
3. D
4. A
5. A
6. C
7. A
8. C
9. E
10. C
11. E
12. A
13. D
14. B
15. A
16. D
17. A
18. B
19. D
20. A

Questões CONSULPLAN

Noções de arquivamento e procedimentos administrativos

Prof.ª Ana Luiza Soares

QUESTÕES CONSULPLAN

1. Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a eliminação ou recolhimento dos documentos para guarda permanente. Assinale as três fases básicas de gestão de documentos.

A)Arquivação,conservação,eliminação.  

B)Interpretação,operação,finalização. 

C)Organização,separação,conceituação.

D)Produção,utilização,destinação.

E)Sequenciação,disponibilização,depreciação

2. Arquivos compostos de fotografias, fitas  audiomagnéticas, filmes, discos, recortes de jornais e catálogos impressos são denominados arquivos

A)correntes.

B)especiais.

C)excepcionais.

D)intermediários.

E)permanentes.

3. “O método de arquivamento é determinado pela_______________ dos documentos a serem arquivados e pela ___________ da entidade.” Assinale a alternativa que completa correta e seqüencialmente a afirmação  anterior.

A)avaliação/rotina   

B)classificação/movimentação   

C)metodologia/regra

D)destinação/inspeção

E)natureza/estrutura

4.  Entre as principais operações de conservação, o método de combate a insetos mais eficiente denomina-se

A)reparação.

 B)fragmentação.

 C)fumigação.

 D)laminação. 

E)encapsulação.

5. Indique as principais maneiras nas quais os documentos para arquivística podem ser caracterizados conforme seus assuntos:

A) Gênero, espécie e natureza.

B) Número, catalogação e gênero.

C) Natureza, espécie e número.

D) Grau, número e natureza.

E) Gênero, descrição e grau.

6. Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente.

A) Análise.  

B) Ordenação.

C) Descrição.

D) Arquivamento.

E) Empréstimo.

7. A palavra arquivo por sua polissemia pode representar, EXCETO:

A) Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

B) Móvel para guarda de documentos.

C) Conjunto de documentos.

D) Coleção de documentos constituídos por vários produtores.

E) Títulos de periódicos, geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa (PAES, Marilena Leite).

8. A referência que toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, que comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar, corresponde à conceituação de:

A) Arquivo.

B) Informação.

C) Conhecimento.

D) Dado.

E) Documento.

9. Consiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos constituído por original, cópia, rascunho e  minuta.

A) Formato.

B) Natureza.

C) Espécie.

 D) Forma.

E) Gênero.

10. Marque a alternativa que apresenta a classificação dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a  administração.

A) Ostensivos.

B) Sonoros.

C) Filmográficos.

D) Sigilosos.

11. O conjunto de operações que visa o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos documentos garantindo o acesso à informação são as atividades:

A) De gestão.

B) De protocolo.

C) De recuperação.

D) De guarda.

E) De classificação.

12. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são:

A) Alfabético, ideológico, seletivo e paralelo.

B) Direto, geográfico, alfabético e essencial

C) Essencial,  numérico simples, indireto e ideológico.

D) Ideográfico, seletivo, numérico simples e paralelo.

E) Alfabético, geográfico, numérico simples, e ideográfico.

13. Prazo de guarda dos documentos é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento de acordo com os seguintes fatores, EXCETO:

A) Freqüência de uso das informações contidas nos documentos.

B) Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos.

C) Existência de outras fontes com as mesmas informações.

D) Necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas.

E) Necessidade de método de arquivamento dos documentos.

14. O objetivo da classificação por assuntos é agrupar documentos em arquivos segundo:

A) O tema.

B) O valor cultural.

C) A organização.

D) O período.

E) O suporte.

15. Marque a alternativa INCORRETA acerca da organização de arquivos e suas fases.

A) Levantamento de dados.

B) Análise de dados coletados.

C) Terminologia de dados.

D) Implantação e acompanhamento.

16. “Instrumento arquivístico que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com a intenção de garantir o acesso a informação e que é resultante da avaliação.” A afirmativa trata-se de:

A) Tabela de temporalidade de documentos.

B) Lista descritiva.

C) Inventário.

D) Plano de arquivo.

E) Código de classificação.

17. O único meio de reprodução que possui respaldo legal regulamentando o conjunto de suas atividades, é o(a):

A) digitalização.

B) scanneamento.

C) microfilmagem.

D) arquivamento.

E) computadorização.

18. Em atividades de conservação, assinale a alternativa que consiste em “colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação e que, em seguida, são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas”:

A) Desinfestação.

B) Alisamento.

C) Banho de gelatina.

D) Laminação.

E) Encapsulação

19. Assinale a alternativa que determina corretamente a função do serviço de protocolo em arquivos:

A) Serviço de entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente.

B) Serviço de apensação ou anexação de um processo a outro.

C) Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, visando o controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo o acesso à informação.

D) Serviço de processo e análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

E) Serviço de passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

20. Assinale a alternativa que apresenta a classificação da correspondência quanto ao destino e procedência.

A) Oficial e particular.

B) Particular e externa.

C) Interna e oficial.

D) Externa e interna.

GABARITO

1.D

2.B

3.E

4.C

5.A

6.C

7.D

8.E

9.D

10.A

11.B

12.E

13.E

14.A

15.C

16.A

17.C

18.B

19.C

20.D

Digitalização de documentos ITI e GED

Noções de Arquivologia e procedimentos administrativos.

Prof.ª Ana Luiza Soares

ITI

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI é uma autarquia federal vinculada à Casa Civil da Presidência da República, cujo objetivo é manter a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, sendo a primeira autoridade da cadeia de certificação.

A Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 deu início à implantação do sistema nacional de certificação digital da ICP-Brasil. Isso significa que o Brasil possui uma infra-estrutura pública, mantida e auditada por um órgão público, no caso, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que segue regras de funcionamento estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, cujos membros são nomeados pelo Presidente da República, entre representantes dos poderes da República, bem como, de segmentos da sociedade e da academia, como forma de dar estabilidade, transparência e confiabilidade ao sistema.

O certificado digital da ICP-Brasil, além de personificar o cidadão na rede mundial de computadores, garante, por força da legislação atual, validade jurídica aos atos praticados com seu uso. A certificação digital é uma ferramenta que permite que aplicações, como comércio eletrônico, assinatura de contratos, operações bancárias, iniciativas de governo eletrônico, entre outras, sejam realizadas. São transações feitas de forma virtual, ou seja, sem a presença física do interessado, mas que demandam identificação inequívoca da pessoa que a está realizando pela Internet.

Compete ainda ao ITI estimular e articular projetos de pesquisa científica e de desenvolvimento tecnológico voltados à ampliação da cidadania digital. Nesse vetor, o ITI tem como sua principal linha de ação a popularização da certificação digital e a inclusão digital, atuando sobre questões como sistemas criptográficos, software livre, hardware compatíveis com padrões abertos e universais, convergência digital de mídias, entre outras.

CERTIFICADO DIGITAL

Na prática, o certificado digital funciona como  uma carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita nos meios virtuais, como a rede mundial de computadores - Internet. Tecnicamente, o certificado é um documento eletrônico que por meio de procedimentos lógicos e matemáticos asseguraram a integridade das informações e a autoria das transações.

Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, seguindo regras emitidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil e auditada pelo ITI, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas.

Os certificados contêm os dados de seu titular, tais como nome, número do registro civil, assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outros, conforme detalhado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora.

Como funciona a certificação digital?

Basicamente, o Certificado Digital funciona como uma espécie de carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação em rede de computadores. O processo de certificação digital utiliza procedimentos lógicos e matemáticos bastante complexos para assegurar confidencialidade, integridade das informações e confirmação de autoria. 

O Certificado Digital é um documento eletrônico, assinado digitalmente por uma terceira parte confiável, que identifica uma pessoa, seja ela física ou jurídica, associando-a a uma chave pública. Um certificado digital contém os dados de seu titular como nome, data de nascimento, chave pública, nome e assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, podendo ainda conter dados complementares como CPF, título de eleitor, RG, etc.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico que, caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura.

Os documentos em papel, depois de digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no cartório de registro de títulos e documentos, poderão ser eliminados?

Não. O documento digitalizado a partir de uma documento original não é legalmente presumido autêntico, pois o documento original pode ter sofrido alterações anteriores ao processo de digitalização.

Esclarecendo melhor, uma vez digitalizado o documento e certificado no âmbito da cadeia da ICP-Brasil, este não poderá mais sofrer alterações, todavia o documento original, antes da sua digitalização, pode ter sofrido alterações. Assim sendo, em caso de questionamento quanto a integridade e autenticidade do conteúdo posto no documento digitalizado, o interessado só poderá fazer prova destes atributos com a exibição do documento original. Desta forma, não é recomendável a eliminação dos documentos originais.

O art. 223, caput, do Cód. Civil é bastante esclarecedor neste tocante, vejamos o que ele determina: “Art.223- A cópia fotográfica de documento, conferido por tabelião de notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.”

Analisando o artigo sob comento, chegaremos a conclusão, se um documento fotografado e conferido por tabelião de notas pode sofrer impugnações acerca da sua autenticidade, analogicamente, documentos que sofreram digitalização também pode ser objeto de impugnações, pois apenas o original faz prova concreta da sua autenticidade.

Portanto, é importante assinalarmos que a presunção de integridade e autenticidade, extraída do art.10 da Medida Provisória denº2.200-2, de 24/08/2001, diz respeito a documentos produzidos eletrônicamente e assinados digitalmente com certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil.

Vale dizer, a assinatura eletrônica vinculada a um certificado emitido no âmbito da ICP-Brasil conduz à presunção de autenticidade do documento subscrito, certo que é, como afirma Humberto Theodoro Júnior, em Comentários ao Novo Código Civil. Volume III. Tomo II. Rio de Janeiro: Forense, 2003, p. 48, que o “Código não subordina a validade do instrumento particular a que a firma do signatário seja reconhecido por tabelião ou qualquer oficial público. O que lhe dá autenticidade é a própria assinatura, ou seja, a escrita do nome do declarante, feita pessoalmente (de forma autógrafa)”.

Quais as principais informações que constam em um certificado digital?

As principais informações que constam em um certificado digital são: chave pública do titular; nome e endereço de e-mail; período de validade do certificado; nome da Autoridade Certificadora - AC que emitiu o certificado; número de série do certificado digital; assinatura digital da AC.

Como é feita a certificação nas empresas?

Da mesma forma que uma pessoa física pode solicitar sua identidade digital, as empresas interessadas com um CNPJ válido podem solicitar também. Maiores informações sobre este procedimento podem ser encontradas no documento DOC-ICP-05, vinculado àresolução nº 42 da legislação da ICP-Brasil.

Qualquer pessoa pode obter um certificado digital?

Sim. Qualquer pessoa pode solicitar às Autoridades Certificadoras um Certificado Digital.

Quais são as aplicações da assinatura digital?

São muitas as possibilidades de aplicações da assinatura digital, dentre elas encontram-se as seguintes: - comércio eletrônico; - processos judiciais e administrativos em meio eletrônico; - facilitar a iniciativa popular na apresentação de projetos de lei, uma vez que os cidadãos poderão assinar digitalmente sua adesão às propostas; - assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal; - obtenção e envio de documentos cartorários; - transações seguras entre instituições financeiras, como já vem ocorrendo desde abril de 2002, com a implantação do Sistema de Pagamentos Brasileiro - SPB; - Diário Oficial Eletrônico; - identificação de sítios na rede mundial de computadores, para que se tenha certeza de que se está acessando o endereço realmente desejado; etc.

Quais as vantagens oferecidas às empresas ou pessoas físicas que adquirem um certificado digital?

Agilidade, redução de custos e segurança. São essas as principais vantagens da certificação digital. A certificação digital hoje permite que processos que tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos totalmente por via eletrônica. Com isso os processos tornam-se menos burocráticos, mais rápidos e por conseguinte, mais baratos. A certificação digital garante autenticidade e integridade. O documento com assinatura digital ICP-Brasil tem a validade de um documento em papel assinado manualmente.

Como os órgãos da administração pública podem se beneficiar com aplicações que utilizam certificação digital?

Essa tecnologia traz segurança tanto para a Administração como para o cidadão. Além disso, pode ser uma ferramenta importante para a melhoria da gestão, para a desburocratização e para dar agilidade do atendimento do público. O caso do ProUni é exemplar. Com ele o Ministério da Educação tornou eletrônico todo o processo de solicitação de bolsas, bem como a comunicação e os trâmites entre o Ministério e as Faculdades integrantes do projeto.

A assinatura digital confere sigilo ao documento eletrônico?

A assinatura digital não torna o documento eletrônico sigiloso, pois ele em si não é criptografado. O sigilo do documento eletrônico poderá ser resguardado mediante a cifragem da mensagem com a chave pública do destinatário, pois somente com o emprego de sua chave privada o documento poderá ser decifrado. Já a integridade e a comprovação da autoria são características primeiras do uso da certificação digital para assinar.

O documento assinado eletronicamente é reconhecido da mesma forma que um documento assinado de forma manuscrita?

De acordo com o art. 10, da MP n° 2.200-2, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinaturas manuscritas. Importante frisar que os documentos eletrônicos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do âmbito da ICP-Brasil também têm validade jurídica, mas esta dependerá da aceitação de ambas as partes, emitente e destinatário, conforme determina a redação do § 2º do art. 10 da MP n° 2.200-2.

Quais cuidados se deve ter ao se utilizar a certificação digital?

Primeiramente, deve-se lembrar que o certificado digital representa a “identidade” da pessoa no mundo virtual. Assim, é necessária a adoção de alguns cuidados para se evitar que outra pessoa, possa fechar contratos e/ou negócios e realizar transações bancárias em nome do titular do certificado. Recomendações para o uso de um certificado digital:

a) A senha de acesso da chave privada e a própria chave privada não devem ser compartilhadas com ninguém;

b) Caso o computador onde foi gerado o par de chaves criptográficas seja compartilhado com diversos usuários, não é recomendável o armazenamento da chave privada no disco rígido, pois todos os usuários terão acesso a ela, sendo melhor o armazenamento em disquete, smart card ou token;

c) Caso a chave privada esteja armazenada no disco rígido de algum computador, deve-se protegê-lo de acesso não-autorizado, mantendo-o fisicamente seguro. Nunca deixe a sala aberta quando sair e for necessário deixar o computador ligado. Utilize também um protetor de tela com senha. Cuidado com os vírus de computador, eles podem danificar sua chave privada;

d) Caso o software de geração do par de chaves permita optar entre ter ou não uma senha para proteger a chave privada, recomenda-se a escolha pelo acesso por meio de senha. Não usar uma senha significa que qualquer pessoa que tiver acesso ao computador poderá se passar pelo titular da chave privada, assinando contratos e movimentando contas bancárias. Em geral, é bem mais fácil usar uma senha do que proteger um computador fisicamente;

e) Utilize uma senha longa, intercalando letras e números, uma vez que existem programas com a função de desvendar senhas. Deve-se evitar o uso de dados pessoais como nome de cônjuge ou de filhos, datas de aniversários, endereços, telefones, ou outros elementos relacionados com a própria pessoa. A senha nunca deve ser anotada, sendo recomendável sua memorização.

O certificado digital tem prazo de validade?

Sim. O certificado digital, diferentemente dos documentos utilizados usualmente para a identificação pessoal como CPF e RG, possui um período de validade. Só é possível assinar um documento enquanto o certificado é válido. O usuário pode solicitar a renovação do certificado para a AC após a perda da validade deste.

O que é a ICP-Brasil?

A Infra-estrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil)é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que foram traçadas pelo seu Comitê Gestor com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.

DICAS:

·         Site: http://www.iti.gov.br

DECRETOS

Decreto nº 3.505, de 13 de Junho de 2000. Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Decreto nº 3.872, de 18 de Julho de 2001. Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CGICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências.

Decreto nº 3.996, de 31 de Outubro de 2001. Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal.

Decreto nº 4.414, de 07 de Outubro de 2002. Altera o Decreto no 3.996, de 31 de Outubro de 2001, que dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal.

Decreto nº 4.689, de 07 de Maio de 2003. Aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, e dá outras providências.

Decreto nº 6.605, de 14 de Outubro de 2008. Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e sua Comissão Técnica Executiva - COTEC.

MEDIDA PROVISÓRIA

Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001.

Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, e dá outras providências.

GED

A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.

Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.

As principais tecnologias relacionadas a GED são:

••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.

••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.

Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.

••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.

Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.

••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.

••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.

Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.

••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.

Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.

••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.

Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.

Benefícios GED

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.

Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.

••>> Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.

••>> Total controle no processo de negócio.

••>> Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.

••>> Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.

••>> Mais agilidade em transações entre empresas.

••>> Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

••>> Melhoria no processo de tomada de decisões.

••>> Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.

••>> Obtenção de vantagem competitiva sustentável.

••>> Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.

••>> Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.

••>> Melhor aproveitamento de espaço físico.

••>> Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).

••>> Evita extravio ou falsificação de documentos.

••>> Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.

••>> Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.

••>> Integração com outros sistemas e tecnologias.

••>> Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.

••>> Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.