NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Prof.ª Ana Luiza Soares
CONCEITOS
BÁSICOS:
• Arquivo:
É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição
ao longo de suas atividades. A finalidade é organizar os documentos e facilitar
o acesso a ele.
•Informação: Idéia,
conhecimento. Suporte: Meio físico utilizado para registrar a informação.
Papel, CD, VHS, DVD.
• Documento:
Informação registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatório,
certidão, memorando.
• Biblioteca:
Conjunto de material impresso e não impresso disposto ordenadamente para estudo
e consulta.
• Museu:
É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de peças e obras de
valor, representativas dos diferentes campos de conhecimento humano.
PRINCIPIOS DA ARQUIVOLOGIA
v
Princípio da
proveniência:
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à
competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável
pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma
instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro
de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de
origem distinta.
v Princípio da organicidade:
As relações administrativas orgânicas se refletem nos
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos
espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em
suas relações internas e externas.
v
Princípio da
unicidade:
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos
de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram
produzidos.
v Princípio da indivisibilidade ou integridade:
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão,
mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo indevido.
v
Princípio da
cumulatividade:
O
arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica.
v
Princípio do respeito à ordem original:
O
arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade produtora.
ELEMENTOS
CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS.
Forma: é o estágio de
preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas
diferentes:
- Rascunho (minuta); É a primeira redação,
ainda não definida, de um texto; um borrão, ou um contrato não assinado.
- Original; É a redação definitiva de um
documento não se permitindo alterações.
- Cópia. È a reprodução fiel do original.
Formato: É a
configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi
confeccionado. Ex: Papel = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.
Espécie: é a definição
do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e
da aplicação a que este documento se destina. Ex: ofícios, certidões, atestados,
atas, contratos, declarações.
Tipologias ou tipo: É
a soma da espécie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se
destina. EX:
Espécie
|
Atividade
|
Tipo
ou tipologia
|
Contrato
|
Aluguel
|
Contrato
de aluguel
|
Declaração
|
Imposto
de renda
|
Declaração
de imposto de renda
|
Memorando
|
Apresentação
de servidor
|
Memorando
de apresentação de servidor
|
Nota
|
Promissória
|
Nota
promissória
|
Ata
|
Reunião
|
Ata
de reunião
|
Relatório
|
Atividades
|
Relatório
de atividades
|
Requerimento
|
Férias
|
Requerimento
de férias
|
GÊNERO
DOS DOCUMENTOS
• Textuais
ou escritos: Informação em forma de texto, manuscritos, datilografados ou
impressos Ex: livro, relatório, certidão, ofício.
•
Iconográficos: Informação em forma de
imagem estática. Ex: fotografia, desenhos, gráficos, slides, gravuras.
•Filmográficos
ou Audiovisuais: Documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas com ou sem trilhas sonoras, contendo
imagens em movimentos.
•
Cartográficos: Documentos contendo
representações geográficas e arquitetônicas ou de engenharia ex: mapas e
plantas.
•
Informáticos: Documentos produzidos,
tratados ou armazenados em computador ex: disquete, disco rígido, disco óptico.
•
Sonoro: Documentos contendo registros
fonográficos.
•Micrograficos Documentos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens ex: microfilmes, microfichas.
•Fotográficos: São as fotografias em geral.
Obs.:
O documento pode ser classificado
em um ou mais gêneros.
TIPOS
DE ARQUIVOS
Quanto
às entidades mantedoras:
• Públicos:
mantidos por instituição pública.
• Privados:
mantidos por instituições privadas.
Quanto
à natureza dos documentos:
• Especiais:
Guardam documentos de determinados tipos ou suporte.
• Especializados:
Guardam documentos de determinados assuntos específicos.
Quanto
á extensão de sua localização:
• Setoriais:
São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de
arquivo corrente.
• Central
ou geral: São os que se destinam receber os documentos correntes
provenientes dos diversos órgãos e instituições, centralizando, por tanto, as
atividades de arquivo corrente.
Quanto
aos valores dos documentos
• Primários
(administrativo): É o valor que o documento apresenta para o funcionamento de
atividades realizadas pela instituição. Todo documento nasce com esse valor e
depois o perde.
É o
valor temporário e estará presente nas fases corrente e intermediária.
• Secundário
(histórico): É o valor que o documento apresenta para história da instituição.
É o valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentará.
Quanto
ao seu estágio de evolução
•
Corrente (1 fase):
-É a fase em que os documentos são
criados;
-Nesta fase os documentos tramitam
bastantes e são muito consultados;
-Os arquivos correntes se nos localizam
próprios setores que produzem/recebem os documentos.
(arquivos
setoriais) ou em locais próximos a estes (arquivo central/geral).
Atividades dos arquivos correntes: Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta.
•
Intermediária (2 fases):
-É a fase em que os documentos ainda
têm valor administrativo, mas são pouco consultados.
-Nesta fase, os documentos aguardam
sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
•
Permanente (3 fases):
-É a fase em que os documentos já
perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico;
-Os documentos desta fase jamais serão eliminados.
Atividades dos arquivos permanentes: Destinação, arranjo, descrição, publicação e referência.
TABELA
DE TEMPORALIDADE
É o
instrumento que define o prazo de guarda (tempo que o documento será guardado
nas fases corrente e intermediária) e a destinação final dos documentos
(eliminação ou guarda permanente).
AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS
É o
processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e
intermediárias, bem como a destinação final dos documentos das instituições
(eliminação ou guarda permanente). Na prática é o ato de se criar a tabela de
temporalidade, realizado pela comissão permanente de avaliação de documentos.
Assim na tarefa de avaliar, podem-se
constituir equipes técnicas integradas por:
•
Arquivista ou responsável pela guardados documentos;
•
Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a
que esteja subordinada o setor responsável pela guarda dos documentos;
•
Profissionais da área jurídica;
•
Profissionais da área financeira;
•
Profissionais ligados ao campo de
conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação
(historiador, economista, Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc.).
Com base na teoria das três idades, a
aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de
distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles
de valor informativo ou probatório.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
PROTOCOLO
É o
controle da tramitação de documentos da instituição. É uma atividade típica da
fase corrente.
Atividades
do setor de protocolo:
•
Recebimento e classificação;
• Registro e Controle(autuação);
•
Expedição (distribuição).
Rotina das atividades do protocolo
Setor de recebimento e classificação
Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar
a seguinte rotina:
1. Receber a correspondência;
2. Separar a correspondência oficial da particular;
3. Distribuir a correspondência particular;
4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da
de caráter sigiloso;
5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa;
6. Abrir a correspondência ostensiva;
7. Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando
a existência de antecedentes;
8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes
não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se
encontram e os solicitará para ser feita a juntada;
9. Interpretar e classificar a correspondência;
10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do
documento;
11. Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição
e o código de assunto, se for o caso;
12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de
protocolo;
13. Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação.
Setor de registro e controle
1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando:
número de protocolo data de entrada, procedência, espécie, número e data do
documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição;
2. Anexar à segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o
ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações
pertinentes nas respectivas fichas;
3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida;
3. Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida;
4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica;
5. Receber dos vários setores os documentos a serem
redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino;
6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de
acordo com despacho de autoridade competente.
*Essa ficha será retirada no órgão a que o documento
é destinado pelo responsável pelo
controle no âmbito
desse órgão , e será novamente
anexada ao documento quando este for
encaminhado a outro órgão ,
devendo essa passagem ser
feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação , que o redistribuirá.
Setor de Expedição
1. Receber a correspondência;
2. Verificar se não falta folhas ou anexos;
3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias;
4. Separar o original das cópias;
5. Expedir o original com os anexos;
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que
lhes deram origem, ao arquivo.
ORGANIZAÇÃO
E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS
• Levantamento de dados;
• Análise dos dados coletados;
• Planejamento;
• Execução ou implantação e acompanhamento.
ARQUIVAMENTO (Na fase corrente)
ETAPAS:
- Inspeção;
- Análise;
- Ordenação;
- Arquivamento.
GRAUS
DE SIGILO
v Ostensivo ou ordinário: é o documento cuja divulgação não
prejudica a administração.
v Sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser
de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para
sua custódia e divulgação e são divididos em: ultra-secretos, secretos e reservados.
A classificação
é a atribuição do grau de sigilo.
A reclassificação
é a alteração do grau de sigilo.
A desclassificação
é a retirada do grau de sigilo.
GRAU DE SIGILO
|
ANOS/
PRORROGAÇÃO
|
ACESSO INDEVIDO
|
ULTRA-SECRETO
|
MÁXIMO DE 25 ANOS/+25
|
Acarreta dano excepcionalmente
grave à segurança da sociedade e do estado
|
SECRETO
|
MÁXIMO DE 15 ANOS/+15
|
Acarreta dano grave à segurança
da sociedade e do estado
|
RESERVADO
|
MÁXIMO DE 5 ANOS/+5
|
Revelação não autorizada de dados
podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos.
|
GESTÃO
DE DOCUMENTOS
É o
controle de todo fluxo de documentos da instituição, desde a criação dos mesmos
até sua destinação final.
Etapas
da gestão de documento
•
Produção;
• Uso
(tramitação, arquivamento e outros);
•
Avaliação e destinação final (eliminação ou guarda permanente).
MICROFILMAGEM
É uma técnica que permite criar uma cópia do
documento em formato micro gráfico ou microficha. O microfilme é uma imagem
reduzida da forma maior: é por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da
imagem de um documento qualquer.
BENEFÍCIOS
DA MICROFILMAGEM
•
Valor legal;
•
Acesso fácil e rápido;
•
Segurança;
•
Garantia de confidencialidade das informações;
•
Durabilidade;
•
Redução sensível de espaço.
OBS:
no Brasil, a microfilmagem é normatizada pela lei 5.433/1968, regulamentada
pelo decreto 1.799/1996.
PRESERVAÇÃO
DE DOCUMENTOS
•
Conservação;
•
Restauração;
•
Armazenamento e acondicionamento.
Agentes
que danificam os documentos
•
Físicos: Umidade, temperatura, luminosidade.
•
Químicos: Poeira, fumaça, tinta.
•
Biológicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem.
CONSERVAÇÃO
E RESTAURAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Temperatura
e Umidade
A
temperatura e a umidade são agravantes para a deterioração e enfraquecimento do
papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantida uma temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilações
para não acelerar a fragilização do papel.
O
arquivo não deve estar localizado em áreas como porão e sótão, não deve também
ser mantido próximo a depósitos de água (a fim de se evitar a umidade), mas sim
em prateleiras e arquivos que não estejam apoiados em paredes internas.
Em
regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquáticas no acervo,
controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente com o auxílio de
ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar.
Iluminação
Os raios
ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadas fluorescentes provocam a
oxidação do papel, isto é, o papel branco adquire manchas amareladas e o papel
colorido torna-se esbranquiçado.
Deve-se
evitar iluminação natural, isolando vidraças através da utilização de verniz
filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloquear a radiação
ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível.
Poeira
e Gases
Os agentes
poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo
portas e janelas fechadas, vedação das aberturas externas e limpeza periódica
do acervo com a utilização de aspirador de pó.
Agentes
biológicos
Correspondem
aos fungos, insetos e microorganismos que causam damos ao papel. O sistema
preventivo como desinsetização deve ser feita periodicamente. Os fungos e
insetos se localizam em determinadas áreas do arquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto
grau de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação.
Agentes
humanos
Os
hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentos podem afetar e
agredir o papel, devendo ser amplamente difundido os cuidados quanto à limpeza
do local.
Os
responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos
orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas, papeis, papelões, que
devem ser de primeira qualidade.
•
PRESERVAÇÃO: Toda a ação que se direciona a salvaguarda das condições
físicas dos materiais.
•RESTAURAÇÃO: Intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o
seu estado.
•CONSERVAÇÃO
PREVENTIVA: Melhoria do meio ambiente e
dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação.
Principais
operações de conservação:
·
Desinfecção – O método mais eficiente
de combater os insetos
é a fumigação .
A substância química
a ser empregada
nesse processo deve passar
por testes
de garantia da integridade
do papel e da tinta
sob sua
ação . Com a fumigação os insetos ,
em qualquer
fase de desenvolvimento ,
são completamente
destruídos.
Método
químico utilizado para o combate de insetos e pragas. Consiste em introduzir os
documentos na câmara (câmara de fumigação), onde se faz a vácuo, aplica-se o
produto químico e submetem-se os documentos à ação fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas,
aproximadamente. Em seguida repete-se o vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os
documentos.
· Limpeza – É a fase
posterior à fumigação .
Na falta de instalações
especiais para
essa operação , utiliza-se um pano macio , uma escova
ou um
aspirador de pó .
· Alisamento – Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço
inoxidável , expondo-os à ação
do ar com
forte percentagem
de umidade, 90 a
95%, durante uma hora ,
em uma câmara
de umidificação. Em seguida ,
são passados
a ferro , folha
por folha ,
em máquinas
elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade ,
recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de equipamento
adequado, aconselha-se usar ferro
de engomar caseiro.
Restauração
ou reparo – O método ideal é aquele
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões
externas do meio ambiente. Métodos de restauração:
- Banho de gelatina
- Tecido
- Silking
- Laminação
·
Encapsulação
Ø
Banho
de gelatina
Consiste em mergulhar
o documento em
banho de gelatina
ou cola o que
aumenta a sua
resistência , não
prejudica a visibilidade e a
flexibilidade e proporciona a passagem
dos raios ultravioletas
e infravermelhos . Os documentos , porém ,
tratados por
este processo ,
que é natural ,
tornam-se suscetíveis ao ataque
dos insetos e dos fungos ,
além de exigir
habilidade do executor.
Ø
Tecido com pasta de amido
Ø
Silking
Ø
Laminação
O volume do documento é reduzido, mas
o peso duplica. A aplicação ,
por ser
mecanizada, é rápida e a matéria-prima , de fácil
obtenção . O material
empregado na restauração
não impede a passagem
dos raios ultravioletas
e infravermelhos . Assim ,
as características da laminação são as que mais se aproximam do método
ideal.
Ø
Laminação
manual
Ø
Encapsulação
Utiliza basicamente películas
de poliéster e fita
adesiva de duplo
revestimento . O documento
é colocado entre duas lâminas de poliéster
fixadas nas margens externas
por fita
adesiva nas duas faces ;
entre o documento
e a fita deve haver
um espaço
de 3mm, deixando o documento solto dentro das duas lâminas .
A encapsulação é considerada um
dos mais modernos
processos de restauração
de documentos .
TIPOS
DE ARQUIVAMENTO
·
Horizontal: Os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros
e arquivados em caixas, estantes ex: arquivos permanentes, mapas, plantas e
desenhos.
·
Vertical: Os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos
outros, permitindo sua rápida consulta ex: arquivo corrente.
SISTEMAS
DE ARQUIVAMENTO
·
Sistema Direto: É aquele em que a busca do documento é feita diretamente
no local onde se acha guardado.
·
Sistema Indireto: É aquele em que para se localizar o documento é preciso
antes consultar um índice ou codigo.
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método
alfabético – Elemento considerado é o nome
e são colocados em ordem alfabética.
REGRAS
DE ALFABETAÇÃO
1.
Nomes de pessoas físicas considera-se o último sobrenome depois o prenome.
Exemplo:
Daniele
Firme Miranda
Veneza
Firme Miranda
Marcos
Roberto Araújo da Silva
Arquivam-se:
Miranda,
Daniele Firme
Miranda,
Veneza Firme
Silva,
Marcos Roberto Araújo da
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
2.
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não
se separam, quando transpostos para o início.
Exemplo:
Joaquim
da Boa Morte
Camilo
Castelo Branco
Heitor
Villa-Lobos
Arquivam-se:
Boa
Morte, Joaquim da
Castelo
Branco, Camilo
Villa-Lobos,
Heitor
Obs.: Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e
um substantivo.
3. As
iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Exemplo:
E.Silva
Estevão
Silva
Everaldo
Silva
Arquivam-se:
Silva,
E.
Silva,
Estevão
Silva,
Everaldo
4. Os
artigos e preposições, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, não são
considerados.
Exemplo:
Pedro
de Almeida
Ricardo
d Andrade
Lúcia
da Câmara
Arnaldo
do Couto
Arquivam-se:
Almeida,
Pedro de
Andrade,
Ricardo d
Câmara,
Lúcia da
Couto,
Arnaldo do
5. Os
sobrenomes que exprimem grau de parentesco são considerados parte integrante do
último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Quando
existirem, devem ser transpostos acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Edílson
Miranda Júnior
Osório
Soares Neto
Márcio
Cerqueira Sobrinho
Arquivam-se:
Cerqueira
Sobrinho, Márcio
Miranda
Júnior, Edílson
Soares
Neto, Osório
6. Os
títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome
completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro
Jorge Cardoso
Professor
Carlos Fernandes
Coronel
Emerson Fontes
Doutor
Raimundo Torres
Arquivam-se:
Cardoso,
Jorge (ministro)
Fernandes,
Carlos (professor)
Fontes,
Emerson (professor)
Torres,
Raimundo (doutor)
7. Os
nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais.
Exemplo:
George Walker Bush
Charles Chaplin
Adolf Hitle
Arquivam-se:
Bush, George Walker
Chaplin,
Charles
Hitle,
Adolf
8. As
partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser considerados. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome, quando escritas com letras
maiúsculas.
Exemplo:
Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
Jonh Mac Adam
Gordon
O Brien
Arquivam-se:
Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont,
Charles
Mac
Adam, Jonh
O Brien,
Gordon
9. Os
nomes espanhóis ou hispânicos (paises de língua espanhola) são registrados pelo
penúltimo sobrenome, que, tradicionalmente, corresponde ao sobrenome de família
do pai.
Exemplo:
Enrico
Gutierrez Salazar
Maria
Pereira de la Fuente
Pablo
Puentes Hermandez
Arquivam-se:
Gutierrez
Salazar, Enrico
Pereira
de la Fuente ,
Maria
Puentes
Hermandez, Pablo
10. Os
nomes orientais- japoneses, chineses e árabes- são registrados como se
apresentam.
Exemplo:
Li
Yutang (chinês)
Osama
Bin Lade( árabe)
Sasasaki
Yonoyama(japonês)
Arquivam-se:
Li Yutang
Osama Bin Lade
Sasasaki Yonoyama
11. Os
nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser
transcritos como se apresentam não se considerando, porém, para fins de
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses
após o nome.
Exemplo:
Embratel
Antonio
Silva & Cia.
Fundação
Bradesco
A
Tentação
The
Washington Post
Companhia
Petrolífera Nacional
Associação
dos Jornalistas
Associação
Educacional do DF
El País
Arquivam-se:
Antonio
Silva & Cia.
Associação
Educacional do DF
Associação
dos Jornalistas
Companhia
Petrolífera Nacional
Embratel
Fundação
Bradesco
País (El)
Tentação (A)
Washington Post (The)
12. Nos
títulos de congresso, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números arábicos, romanos ou escritos por
extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.
Exemplo:
II
Encontro Nacional de Arquivistas
Quinto
Congresso de Biblioteconomia
3º.
Curso de Ciências Contábeis
Arquivam-se:
Congresso
de Biblioteconomia (Quinto)
Curso
de Ciências Contábeis (3º)
Encontro
Nacional de Arquivistas (II)
Método
geográfico – Elemento considerado é o
local ou a procedência. Ex:
País,
estado, cidade, regiões, distritos, bairros, zonas e outros.
Obs:
Seguem o método alfabético.
exemplo:
Estado, cidade, correspondente.
Cidade, estado, correspondente.
Região, estado, cidade, correspondente.
País, cidade, correspondente.
As 2
ordem mais utilizadas são:
Estado-Cidade-Correspondente (Quando utilizada esta ordem e capital terá precedência e
não obedecerá a ordenação alfabética) Ex:
Rio de
Janeiro-Rio de Janeiro-João Alfredo
São
Paulo-Campinas-Pedro Luiz
Maranhão-São
Luiz-Maria do carmo
Rio de
Janeiro-Campos-Lucas Marques
São
Paulo-São Paulo-Lívia de Fatima
Arquivam-se:
Maranhão
- São Luiz- Carmo, Maria do
Rio de
Janeiro-Rio de Janeiro - Alfredo, João
Rio de
Janeiro-Campos-Marques, Lucas
São
Paulo-São Paulo-Fátima, Lívia de
São
Paulo-Campinas-Luís, Pedro
Cidade-Estado-Correspondente (A chave é a cidade. Não há destaques para as capitais,
será usada somente a ordem das letras).
Araçatuba-SP-Luis
Carlos
São
Mateus-ES-Maria Augusta
Belém-
PA-Adalberto Oliveira
Crateús-CE-Francisco
Balbino
Diadema-SP-Dilma
da Silva
Arquivam-se:
Araçatuba-SP-Carlos,
Luis
Belém-
PA- Oliveira, Adalberto
Crateús-CE-Balbino,
Francisco
Diadema-SP-Silva,
Dilma da
São
Mateus-ES-Augusta, Maria
Método
numérico simples – Elemento principal é o
numero. O documento recebe um numero conforme a ordem de chegada.
Método cronológico – Tem como elementos números e datas, baseados em datas de
emissão, recepção, fabricação, etc.
Método
digito – terminal – Seqüência de códigos
númericos divididos em grupos de dígitos lidos da direita para esquerda, que
indicam a disposição física dos documentos.
Ex:
564329
29 –
iniciais/primários
43 –
subterminais/secundários
56-
finais/terminais/terciários
Obs:
Quando o numero for composto por menos de 5 digitos, serão colocados 0(zeros) à
sua esquerda.
Ex: 42054
042054
Método
ideográfico – Elemento considerado é o
assunto em ordem alfabética.
·
Ideográfico
alfabético/ordem dicionária – Os assuntos
são dispostos em ordem alfabética, obedecendo somente a seqüência das letras.
Ex: Transferência, promoção, férias, diárias, ajuda de custo, apresentação.
Arquivamento: Ajuda de custo
Apresentação
Diárias
Férias
Promoção
Transferência
·
Ideográfico
alfabético/ordem enciclopédica
Os
assuntos são agrupados sob títulos gerais e dispostos em ordem alfabética. Ex:
Mesas, admissões, aposentadorias, cadeiras, transferências, armários, licenças.
Arquivamento:
Material
Armários
Cadeiras
Mesas
Pessoal
Admissões
Aposentadoria
Licenças
Transferências
Método
numérico decimal – Os assuntos partem do geral para o especifico, dividindo-se
em 9 grandes classes principais e uma décima reservada para os assuntos gerais.
Classe/Subclasse/Grupo/Subgrupo.
Ex:
Classe 000 – Obras Gerais
100 – Filosofia
200 – Religião
300 – Ciências Aplicadas
Subclasse 310 – Medicina
320 – Engenharia
Grupo 311 – Anatomia
312 – Fisiologia
313 – Clinica Médica
Subgrupo 313.1 – Cardiologia
313.2 – Sistema
Respiratório
313.3 – Sistema digestivo
Método
Duplex – Divisão dos documentos em grandes
classes por assuntos e podem ser subdivididos em classes subordinadas. Ex:
0 Administração Geral
1 Pesquisas
1-1
Psicologia
1-1-1
Aplicadas ao trabalho
1-1-2
Aplicadas a educação
1-2 Ciências Políticas
Método
Padronizado Variadex – Tem como elemento
as letras do alfabeto representadas por cores bem distintas. Ex: Tabela
A, B,
C, D e abreviações............ Ouro
E, F,
G, H e abreviações............. Rosa
I, J,
K, L, M, N e abreviações...... Verde
O, P,
Q, e abreviações................. Azul
R, S,
T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações.... Palha
Ex.: C. Catran, S.A – C = Ouro
Figueiredo, Hugo – i = Verde
Pontes, Armando – o = Azul
Obs:
Quando adotado o método variadex deve-se utilizar pastas com projeções nos
fichários, as fichas devem ser coloridas.
Método
Padronizado Soundex – Tem como elemento a
fonética e não a grafia dos nomes.
Método
Padronizado Mnemônico – Memória (uso de
palavras chaves de fácil memorização).
Ex.:
associação de palavras.
Método Padronizado Automático – Os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam
as divisões das letras do alfabeto.
Método
Alfanumérico – Alfabético + Numérico
Ex.: Tabela
Aa – Af = 1
Ag – Al = 2
Am –
As = 3
At – Az = 4
Afonseca, João (Aa – Af = 1)
Almeida, Marcio( Ag – Al = 2)
Amaral, Roberto( Am – As = 3)
