Noções de arquivamento e procedimentos administrativos
Prof.ª Ana Luiza Soares
v RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o protocolo setorial deverá observar:
a) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;
b) se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
c) se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva devolução;
d) se a correspondência será autuada ou não;
A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo, destinados à correspondência ou processo, conforme o caso.
Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA
a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da emissão.
A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do protocolo setorial;
Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope, contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e endereço do remetente, a fim de, em caso de devolução, a empresa de correios o localize, conforme modelo a seguir:
Ex.:
Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser aberto, para as providências cabíveis.
b) A correspondência particular não será expedida pelas unidades de protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.
c) Correspondência Recebida e expedida
Correspondência Recebida
A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribuição.
Remetente
Nome:
Cargo ou função:
Unidade:
Órgão:
Endereço:
CEP:
Espécie: nº. /Ano:
Destinatário
Pronome de tratamento
Nome:
Cargo ou função:
Unidade:
Órgão:
Endereço:
CEP:
O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando o motivo da devolução.
As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada, ao protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando por meio de sistema próprio.
d) Correspondência Expedida
O controle da expedição de correspondência caberá ao respectivo protocolo setorial, responsável pela numeração, que deverá ser seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.
O protocolo central do órgão ou da entidade manterá um controle da expedição de correspondência, a fim de informar aos usuários, sua localização, em tempo real.
v FORMAÇÃO DE PROCESSOS
A formação de processos é o conjunto de operações que tem por fim dar forma processual a documentos que requeiram análise, informações ou decisões com vistas a estabelecer definições e responsabilidades técnicas, administrativas ou financeiras.
Somente poderão ser formados processos a partir de originais de documentos, de cópias autenticadas, ou ainda de cópias acompanhadas de autorização para formação identificada pelo carimbo “CONFERE COM O ORIGINAL”.
Para que você efetue uma autuação, também chamada de formação ou abertura de processo, obedeça à seguinte rotina:
1 -• Prenda a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo à ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;
2 -• Acrescente, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;
3 -• Aplique, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de protocolo;
4 -• Numere as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
5 -• Leia o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;
6 -• Identifique, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;
Nome do órgão:.
7 -• Confira o registro e a numeração das folhas;
8 -• Encaminhe, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica correspondente.
9 -• O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes ao endereço do remetente e a data de postagem.
PRESTE BASTANTE ATENÇÃO!!!
10 -• A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” será processada por servidor com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, acrescentando o número do processo, o órgão de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo;
11 -• As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão se constituir em peças de processo;
12 -• Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo;
13 -• A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes; e;
14 -• O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original, no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento, considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas.
v NUMERAÇÃO DE FOLHAS E PEÇAS
COMO FAZER
1 - Numere a folha do processo em ordem crescente, sem rasuras, utilizando o carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 01. O documento não encadernado receberá numeração em seqüência cronológica e individual para cada peça que o constituir.
2 - Inicie a numeração das peças do processo no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; não numere a capa do processo. Nenhum processo poderá ter duas peças com a mesma numeração, não podendo diferenciar pelas letras “A” e “B”, nem rasurar.
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será colada em folha de papel branco, apondose o carimbo da numeração de peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo.
Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração não estiver correta; não havendo falhas, prossiga com a seqüência numérica existente.
3 - Faça qualquer solicitação ou informação inerente ao processo por intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilize tantas folhas quanto necessário. Use somente a frente da folha de despacho. Não é permitido a inclusão de novas folhas até o total aproveitamento da última folha. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutilize o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o carimbo “Em branco”. Quando, por falha ou omissão, você constatar a necessidade da correção de numeração de qualquer folha dos autos, inutilize a anterior, acrescentando um “X” sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras, certificando-se da ocorrência.cesso Acessório
4 - Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão renumeradas a partir do processo acessório. Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver “TERMO DE RETIRADA DE PEÇA”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá vago o lugar correspondente.
v JUNTADA
A juntada de processos será executada pelo protocolo central ou setorial da unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu dirigente.
v JUNTADA POR ANEXAÇÃO
A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre os processos a serem anexados. A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo como principal e um ou mais como acessórios. Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios: peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o “TERMO DE JUNTADA”.
COMO FAZER
a) Coloque em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
b) Retire a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo principal e mantenha os processos sobre as duas capas, formando um único conjunto;
c) Renumere e rubrique as peças do processo acessório, obedecendo à numeração já existente no principal;
d) Lavre o “TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO” na última folha do processo mais antigo;
e) Anote, na capa do processo principal, o número do processo acessório que foi juntado; e
v JUNTADA POR APENSAÇÃO
COMO FAZER
a) Mantenha superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante, conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada;
b) Mantenha as folhas de cada processo com sua numeração original;
c) Lavre o “TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO” na última folha do processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;
d) Anote na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do processo apensado.
v DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo setorial da unidade onde se encontrarem.
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
COMO FAZER
a) Separe os processos;
b) Lavre o “TERMO DE DESAPENSAÇÃO” no processo que solicitou a juntada;
c) Torne sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da apensação;
d) Acrescente o despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
A desapensação, bem como a juntada de processos, serãoexecutadas pelo protocolo central ou pelo setorial da unidadecorrespondente, mediante determinação, por despacho de seu dirigente.
v DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.
COMO FAZER
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavre, após o último despacho, o “TERMO DE DESENTRANHAMENTO”.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, use o carimbo de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s) correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento.
Não é permitido efetuar a retirada da folha ou peça inicial do processo.
v DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro, ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO”.
COMO FAZER
a) Retire os documentos que constituirão outro processo;
b) Acrescente o “TERMO DE DESMEMBRAMENTO” no local onde foram retirados os documentos; e.
c) Proceda à autuação dos documentos retirados, conforme orientado anteriormente, renumerando suas páginas.
v DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à Administração Pública Federal, a unidade interessada na resposta externa expede ofício e aguarda o retorno, para que convoque o interessado a fim de que, no prazo máximo de trinta dias, cumpra a exigência. Na juntada da resposta uma vez protocolada, a unidade interessada na diligência indica no ofício o número do protocolo a que se refere.
COMO FAZER
Ofício nº.
Referente ao processo nº.
Dirijo-me a V. Sa. para .......
.......
.......
Solicito que a resposta a este ofício mencione o número
do processo indicado acima.
v ENCERRAMENTO DO PROCESSO
O encerramento dos processos será:
a) Por indeferimento do pedido/requerimento;
b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistência do interessado; ou
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um ano, por omissão da parte interessada.
v FORMAÇÃO DE VOLUMES
Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite acima, a partir do próximo número, forme outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda as 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo volume com o referido documento de 50 folhas.O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a numeração, sem solução de continuidade, no volume subseqüente. A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e no novo volume, da seguinte forma: No volume anterior, após a última folha do processo, incluir- se- á “TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME”, devidamente numerado e no novo volume, proceder conforme “ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜENTE”, na página a seguir.
v ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜENTE
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á “TERMO
DE ABERTURA DE VOLUME” devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior. A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura. Os volumes deverão ser numerados na capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume, etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo o número do processo e a palavra “anexo”.
v RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa competente promoverá a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
COMO FAZER
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável pela reconstituição do processo observará o seguinte procedimento:
a) Ordene a documentação que caracterize a busca de localização do processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;
b) Faça representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem compete autorizar a reconstituição do processo;
c) Reconstitua o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias de documentos que o constituíam;
d) Acrescente uma folha inicial informando que aquele processo está sendo reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e assunto e outras informações julgadas necessárias;
e) Atribua nova numeração ao processo reconstituído; e
f) Registre, no SCDWEB, a ocorrência, citando o número do processo extraviado e o atual.
v CARIMBOS
CONFERE COM O ORIGINAL
O carimbo “confere com o original” será utilizado para autenticar a reprodução do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à Administração.
Esse carimbo tem a identificação do órgão ou entidade onde o documento está sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:
a) Data da autenticação; e
b) Assinatura do servidor.
CONFERIDO
O carimbo “conferido” será usado nas unidades de protocolo central para registrar a quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação. Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes informações:
a) Quantidade de peças que constituem o processo; e
b) Rubrica do servidor e sigla do órgão autuador.
CONFIDENCIAL
O carimbo “confidencial” será utilizado para facilitar a identificação do documento ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor autorizado.
Usarão o carimbo “confidencial”, os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
EM BRANCO
Ao autuar um processo, apor o carimbo “Em branco”, em páginas e espaços que não contenham informações.
NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA
O carimbo de “numeração de folha ou peça” será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais peças no processo. Caberá ao protocolo central ou setorial do “órgão” inserir uma ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do carimbo de “numeração de folha ou peça”, preenchendo com os seguintes dados:
a) Número da folha ou peça; e
b) Rubrica do servidor que fez as anotações.
EM BRANCO
Documentos de tamanho pequeno (Ex.: papeleta de despacho guia de depósito bancário, Darf) serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não prejudicar informações constantes do verso.
RESERVADO
O carimbo “reservado” será usado para caracterizar os documentos cujo assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.
Usarão o carimbo “reservado” os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.
SECRETO
O carimbo “secreto” será utilizado para salvaguardar o documento ou processo cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser, exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de “secreto”, exclusivamente, os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o classificou.
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de volume.
Exemplo:
Termo de Abertura de Volume
Aos ......dias do mês de..........de.......
procedemos a abertura deste volume nº..........do
processo nº.......................................,que se inicia
com a folha nº.............................. Para constar, eu
(nome do servidor)................................................,
Cargo(cargo do servidor).....................................,
subscrevo e assino.
Nome do órgão:
Unidade: XXXXX
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:_______________________________________
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, no encerramento de volume.
Exemplo:
Nome do órgão:
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:_______________________________________
Termo de Encerramento de Volume
Aos ......dias do mês de..........de......,
procedemos ao encerramento deste volume nº...
............... do processo nº........................................,
contendo.........folhas, abrindo-se em seguida o
volume nº.....................
Unidade: XXXXX
TERMO DE DESAPENSAÇÃO
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a desapensação de processos.
Exemplo:
Nome do órgão:
Unidade: XXXXX
Termo de Desapensação
Em..../..../...., faço desapensar do
processo nº...................................
o(s)processo(s) de nº(s)...............
........................................................,
que passam a tramitar em separado.
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:____________________________
TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, na juntada por apensação.
Exemplo:
Termo de Juntada por Apensação
Em ...../...../....., atendendo o despacho do(a)....
................................, faço apensar ao presente
processo de nº....................................................
o(s) processo(s) nº..............................................
...............................................................................
Nome do órgão:
Unidade: XXXXX
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:____________________________
TERMO DE RESSALVA
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, quando, no momento da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos processos anexados.
Exemplo:
Termo de Juntada por Anexação
Em ...../...../....., atendendo o despacho do(a)....
................................, faço anexar ao presente
processo nº....................................................
o(s) processo(s) nº..............................................
...............................................................................
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:______________________________________
Nome do órgão:
Unidade: XXXXX
Termo de Ressalva
As peça(s) de nº(s).............................
do processo nº...................................
após a juntada por anexação, corresponde(m)
à(s) peça(s) nº(s)...............................do
conjunto processado.
Assinatura do Servidor
Mat. SIAPE:______________________________________
Nome do órgão:
Unidade: XXXXX
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, por ocasião da juntada por anexação, de dois ou mais processos.
URGENTE
O carimbo “urgente” será usado em documentos cuja tramitação requeira maior celeridade que a rotineira.
Usarão o carimbo “urgente” os servidores competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim classificado.
CONCEITOS E DEFINIÇÕES
ANTECEDENTE
È o documentos que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO
É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis financeiras, ou requeiram análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.
DESAPENSAÇÃO
É a separação física de processos apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.
DESMEMBRAMENTO
É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão interessado.
DESPACHO
Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador/ servidor público ou não.
DILIGÊNCIA
É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas.
DISTRIBUIÇÃO
É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada.
DOCUMENTO
É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
FOLHA DO PROCESSO
São as duas faces de uma página do processo.
INTERESSADO
Pessoa física ou instituição que será objeto de análise do processo.
JUNTADA
É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por anexação ou apensação.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO
É a união definitiva e irreversível de um ou mais processo(s)/documento(s), a um outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAÇÃO
É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex.: um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal, apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, para subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo principal.
NUMERAÇÃO DE PEÇAS
É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.
PÁGINA DO PROCESSO
É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.
PEÇA DO PROCESSO
É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex.: folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.
PRECEDENTE
È o documentos que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto, mas pessoas diferentes (ver antecedentes).
PROCEDÊNCIA
A instituição que originou o documento.
PROCESSO
É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
PROCESSO ACESSÓRIO
É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL
É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.
PROTOCOLO CENTRAL
É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL
É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO
É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE ENCERRAMENTO
É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA
É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA
É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE RESSALVA
É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça. Pode ser por intermédio de carimbo específico.
TRAMITAÇÃO
É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa.
EXERCICIOS
1. MPS/CESPE/2010 Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formação do processo.
2. MPS/CESPE/2010 Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
3. MPS/CESPE/2010 Chama-se tramitação a passagem dos documentos por sucessivas fases durante a transmissão formal da custódia ou propriedade dos documentos ou arquivos.
4. MPS/CESPE/2010 O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
5. MPS/CESPE/2010 Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.
6. MPS/CESPE/2010 Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.
7. MPS/CESPE/2010 Ao chegar ao protocolo um documento oficial que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o servidor deverá considerar o documento como correspondência particular daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento e o encaminhará diretamente ao destinatário.
8. MPS/CESPE/2010 Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
9. MPS/CESPE/2010 O servidor deve identificar cada processo, registrando, na capa, a procedência, a data, o nome do interessado e o assunto.
10. MPS/CESPE/2010 Antes de numerar todas as folhas, o servidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente.
11. MPS/CESPE/2010 O servidor deverá numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e usando o carimbo próprio para colocação do número no canto superior direito da página.
12. MPS/CESPE/2010 O servidor deverá conferir o registro e a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo autuado para a unidade do órgão a que se destina.
13. . MPS/CESPE/2010 O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.
14. STJ/2008/CESPE Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
GABARITO
1. E
3. E
6. E
7. E
9. E
10. E
13. E
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