Noções de arquivologia e procedimentos administrativos
Prof.ª Ana Luiza Soares
EXERCÍCIOS
CONCEITOS BASICOS
1. ANEEL/2010/CESPE O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada no caso de empréstimo de documentos.
2. DFTRANS/2008 A unidade de arquivo destinada a receber documentos do arquivo corrente de diversas unidades vinculadas à mesma instituição é classificada como arquivo setorial.
3. MPS/CESPE/2010 Documento é toda informação registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos da humanidade nas diferentes épocas e nos diversos lugares.
4. MPS/CESPE/2010 Pode-se denominar arquivo também a instituição ou o serviço que tem a custódia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento técnico, garantir a conservação e promover a utilização dos arquivos.
5. STJ/2008/CESPE Processo é o termo geralmente usado na administração pública para designar o conjunto de documentos reunidos em capa especial, e que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária.
8. MMA/CESPE/2009 As cópias de documentos cujos originais encontram-se no mesmo conjunto não devem ser descartadas, pois são consideradas originais arquivísticos.
9. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma pessoa, firma ou governo, durante o desenvolvimento de suas atividades, e conservados para efeitos futuros. Na esteira deste conceito, é evidente que um documento destacado de seu conjunto significa menos do que quando no conjunto. Nesse sentido, o que liga um documento aos outros de seu conjunto é o seu caráter:
(A) administrativo. (B) ostensivo. (C) epistemológico.
(D) intrínseco. (E) orgânico.
10. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A declaração de interesse público e social de arquivos privados, estabelecida no Art. 1o da Resolução 17 de 25 de julho de 2003, do Conselho Nacional de Arquivos, é de competência do (a).
(A) Presidente da República.
(B) Presidente do CONARQ.
(C) Senado Federal.
(D) Arquivo Nacional.
(E) Câmara dos Deputados.
11. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Em um arquivo permanente, a equipe encarregada da organização dos documentos verifica que na massa documental não há cópias dos documentos e não há documentos recapitulativos nem sínteses. Verificadas essas características, conclui-se que foi respeitado o princípio da.
(A) formalidade. (B) funcionalidade. (C) unicidade.
(D) operacionalidade. (E) estabilidade.
12. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Apenso é o documento ou processo juntado a processo sem passar a integrá-lo; enquanto anexo é o documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.
13. MEC/CESPE/2009 Arquivamento é o conjunto das operações de acondicionamento e armazenamento de documentos.
14. MEC/CESPE/2009 O arquivamento horizontal permite consulta rápida e evita manipulação ou remoção de outros documentos.
15. STJ/2008/CESPE A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-se pela manutenção, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenação, de orientação e normativas.
16. TJ/2007/CESPE Quanto à natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas físicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservação sob condições especiais.
17. M SAUDE/2008/CESPE O arquivo setorial é aquele estabelecido juntos aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
18. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Um grupo de pesquisadores da área de meio ambiente, administração e engenharia está desenvolvendo estudos para definir o impacto ambiental na região onde será construída uma grande barragem. Os documentos produzidos ao longo dessas pesquisas devem apresentar formas físicas diversas, como fotografias aéreas, plantas e desenhos, cd-rom etc. Esses documentos vão constituir um arquivo.
(A) aberto. (B) secundário. (C) especial. (D) técnico.
19. MPS/CESPE/2010 Denomina-se juntada o procedimento de abertura ou formação do processo.
20. MPS/CESPE/2010 Correspondência é o nome dado a todas as espécies de comunicação escrita que circulam nos órgãos ou nas entidades, exceto os processos. Classifica-se em interna ou externa, oficial ou particular, recebida ou expedida.
GÊNERO DOS DOCUMENTOS
21. DFTRANS/2008 Ofícios impressos, plantas de quadras residenciais e fotografias de pistas de circulação de veículos são classificados, quanto ao gênero, como documentos textuais, cartográficos e filmográficos, respectivamente.
22. M SAUDE/2008/CESPE O dossiê é um documento do gênero iconográfico.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
23. ANEEL/2010/CESPE Os documentos classificados na fase corrente deverão ser transferidos na totalidade aos arquivos centrais.
24. ANEEL/2010/CESPE Os documentos mantidos no arquivo corrente possuem valor primário.
25. DPU/2010/CESPE Assinale a opção correta a respeito dos procedimentos adotados para os documentos na fase intermediária, ou segunda idade dos arquivos.
(A) Os documentos são recebidos por transferência dos arquivos correntes.
(B) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de temporalidade, os documentos serão transferidos ao arquivo central.
(C) O empréstimo de documentos é facultado somente para o produtor do documento.
(D) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo permanente.
(E) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas para os processos que estejam em péssimo estado de conservação.
26. DPU/2010/CESPE As atividades típicas dos arquivos correntes são
(A) o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e a consulta de documentos.
(B) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a avaliação de documentos.
(C) o protocolo, o arquivamento e o empréstimo de documentos.
(D) a classificação, a avaliação e a destinação de documentos.
(E) a classificação, o arquivamento e o empréstimo de documentos.
27. MPS/CESPE/2010 Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentação, ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.
28. TJ/2007/CESPE Os arquivos recebem várias classificações conforme o estágio, a fase de evolução ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqüentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermediário.
29. STJ/2008/CESPE Os arquivos correntes de um órgão são formados pelas correspondências recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo intermediário, que é responsável pela guarda de processos administrativos.
30. STJ/2008/CESPE Os documentos consultados com pouca freqüência fazem parte do arquivo corrente.
M SAUDE/2008/CESPE As atribuições da unidade administrativa de um grande órgão público têm gerado, em relação ao arquivo, duas situações distintas, mas intimamente vinculadas. A primeira é a necessidade de arquivamento de um volume sempre crescente de documentos, que são mantidos em dossiês. O arquivo recebe para guarda, mensalmente, cerca de trinta novas caixas-arquivo ou 135 pastas suspensas. A segunda situação que surge das atribuições dessa unidade é a intensa demanda de consulta aos documentos. Há uma demanda interna (estagiários, servidores, outras unidades) e uma demanda externa (representações e escritórios regionais). Segundo informações coletadas no local, são atendidas, diariamente, cerca de vinte solicitações de consulta ao acervo.
Acerca da situação hipotética acima apresentada e das técnicas de arquivo.
31. M SAUDE/2008/CESPE Na situação apresentada, a aplicação da teoria das três idades documentais permitiria melhor fluxo documental na unidade, melhorando as condições de seus arquivos.
32. M SAUDE/2008/CESPE Na situação considerada, devido à quantidade de consultas recebidas pelo arquivo da unidade, pode-se considerá-lo como um arquivo corrente.
33. M SAUDE/2008/CESPE Na situação em apreço, o acesso aos documentos contidos no arquivo da unidade é público, embora exista restrição de acesso apenas para os documentos considerados permanentes.
34. M SAUDE/2008/CESPE Os documentos pouco usados na mencionada unidade poderiam ser transferidos para o arquivo permanente, onde aguardariam o término de seus prazos de guarda.
MMA/CESPE/2009 Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subseqüentes, acerca de arquivo.
35. MMA/CESPE/2009 Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA.
36. MMA/CESPE/2009 Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente.
37. MMA/CESPE/2009 O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição.
38. IBRAM/CESPE/2009 Fim do prazo de guarda no arquivo corrente, os documentos devem ser recolhidos ao arquivo intermediário.
39. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que ele tem para a entidade produtora e outros usuários, em vista da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.
40. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O valor primário é aquele que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.
41. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor é denominado arquivo intermediário.
A Lei N.º.159/1991, conhecida como a Lei de Arquivos, regula a política nacional de arquivos públicos e privados e embasa os avanços da legislação arquivística brasileira. Julgue os itens a seguir, acerca da responsabilidade do poder público em relação à gestão documental e à proteção especial a documentos de arquivos.
42. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo a lei em questão, a gestão de documentos compreende o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou transferência para guarda permanente.
43. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos públicos são classificados como correntes intermediários e permanentes orgânicos e inorgânicos.
44. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização devem ser recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência.
45. IBRAM/CESPE/2009 Os documentos públicos destinados à eliminação, após cumprirem o prazo estabelecido no edital de eliminação de documentos, devem ser incinerados.
46. MI/CESPE/2009 Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca freqüência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz.
TABELA DE TEMPORALIDADE E AVALIÇÃO DE DOCUMENTOS
47.. STJ/2008/CESPE A unidade em questão poderia, anualmente, eliminar os documentos sem uso, independentemente de autorização.
48. MMA/CESPE/2009A tabela de temporalidade é aplicada somente em arquivo semiativo e em arquivo inativo, de acordo com as normas do Arquivo Nacional.
49. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Avaliação é o processo de análise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação dos documentos, de acordo com os valores que são atribuídos a eles.
50. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. A comissão de avaliação é um grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo e, também, é responsável pela elaboração do quadro de arranjo.
51. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A elaboração da tabela de temporalidade deve fundamentar-se nas funções e atividades desempenhadas por determinado órgão.
52. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público somente é possível mediante autorização da instituição arquivística pública correspondente à esfera de competência do órgão.
53. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O processo de avaliação considera os valores atribuídos ao documento, de acordo com os assuntos nele contidos. O valor primário refere-se aos documentos dotados de capacidade probatória com relação à existência e ao funcionamento da instituição, que são os de teor estritamente jurídico ou fiscal. O valor secundário refere-se aos documentos de conteúdo informativo, portanto, sem valor jurídico, que interessam apenas para fins culturais, como o estudo histórico ou a pesquisa científica.
54. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Segundo o CONARQ, a comissão de avaliação deve ser composta de um arquivista, para orientar quanto aos princípios da arquivologia; um bibliotecário, para realizar a identificação do assunto principal e dos assuntos secundários contidos nos documentos; e um advogado, para determinar a vigência jurídica dos referidos documentos.
55. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O resultado da avaliação é um instrumento conhecido como tabela de temporalidade. Segundo o CONARQ, é indispensável que a estrutura da tabela contenha um campo para o assunto, onde devem aparecer os conjuntos documentais relativos a um mesmo tema, um campo para registrar os prazos de guarda em cada fase do ciclo vital e um campo para palavras-chave, que permite agilizar a localização dos elementos na tabela.
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
(Protocolo)
56. ANEEL/2010/CESPEA correspondência ostensiva é distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
57. ANEEL/2010/CESPE É de responsabilidade do setor de protocolo o envio de todos os documentos para o arquivo corrente, a fim de que sejam devidamente classificados.
58. DPU/2010/CESPE As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de
(A) classificação, registro, avaliação e empréstimo de documentos.
(B) recebimento, classificação, registro e movimentação de documentos.
(C) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos.
(D) ordenação, classificação e avaliação de documentos.
(E) registro de processos, classificação e avaliação de documentos.
59. MPS/CESPE/2010 Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. Caso faça parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, também, identificar os documentos de acordo com a classificação arquivística.
60. MPS/CESPE/2010 A legislação determina que cada órgão tenha um protocolo central, responsável por realizar exclusivamente as rotinas de recebimento e registro de documentos, e protocolos setoriais encarregados do controle de tramitação e da expedição de documentos de cada área.
61. MPS/CESPE/2010 O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
62. MPS/CESPE/2010 O protocolo central do órgão deve manter controle da expedição de correspondência, de modo a ser capaz de informar sua localização aos usuários em tempo real.
63. MPS/CESPE/2010 Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o instrumento de procuração.
64. MPS/CESPE/2010 Toda correspondência recebida na sexta-feira deve ser encaminhada no mesmo dia, pois a lei determina que nenhuma correspondência permanecerá por mais de vinte e quatro horas no setor de protocolo.
65. MPS/CESPE/2010 Ao chegar ao protocolo um documento oficial que tenha como destinatário uma pessoa que não ocupa mais o cargo, o servidor deverá considerar o documento como correspondência particular daquela pessoa e, portanto, não fará a autuação, apenas lacrará o documento e o encaminhará diretamente ao destinatário.
66. MPS/CESPE/2010 Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina: prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes, seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.
67. MPS/CESPE/2010 O servidor deve identificar cada processo, registrando, na capa, a procedência, a data, o nome do interessado e o assunto.
68. MPS/CESPE/2010 Antes de numerar todas as folhas, o servidor deverá incluir, no processo, o envelope que encaminhou a correspondência, a fim de comprovar o endereço do remetente.
69. MPS/CESPE/2010 O servidor deverá numerar as folhas dos processos sem rasuras, em ordem crescente, começando pelo número 1 e usando o carimbo próprio para colocação do número no canto superior direito da página.
70. MPS/CESPE/2010 O servidor deverá conferir o registro e a numeração das folhas antes de encaminhar fisicamente o processo autuado para a unidade do órgão a que se destina.
71. . MPS/CESPE/2010 O processo somente pode ser autuado a partir de um documento original. Documentos enviados por fax ou qualquer tipo de cópia, mesmo que autenticada, não podem ser autuados.
72. STJ/2008/CESPE Os documentos dos arquivos correntes representam um ponto de partida para a tomada de decisões no órgão/instituição.
73. STJ/2008/CESPE Quando entra no órgão/instituição, o documento deve ser registrado, o que significa identificá-lo em um formulário próprio ou em um sistema informatizado que deve conter a origem, a espécie, o destino, o número e a data do documento, entre outros elementos.
74. STJ/2008/CESPE O protocolo deve separar as correspondências oficiais das particulares e a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
75. STJ/2008/CESPE As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas exclusivamente pelos funcionários do protocolo
76. .M SAUDE/2008/CESPE O registro dos documentos que chegam ao setor é uma atividade conhecida como de arquivo especializado.
77. .M SAUDE/2008/CESPE As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.
78. .M SAUDE/2008/CESPE O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo protocolo.
79. MMA/CESPE/2009 A inclusão de dados sobre o documento em uma base de dados é conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes.
80. MMA/CESPE/2009 Na situação em apreço, se o documento fosse um ofício de caráter ostensivo, ele não deveria ser aberto no setor de protocolo, mas encaminhado diretamente ao destinatário, que deveria fazer o respectivo registro no sistema de protocolo.
81. MMA/CESPE/2009 O código de classificação deve ser anotado na primeira folha do documento.
82. MMA/CESPE/2009 Após ter tramitado e ter sido classificado, o documento deve ser arquivado, obedecendo-se às seguintes operações: inspeção, ordenação, arquivamento, retirada e controle.
83. BNDES/CESPE/2006 Um setor desenvolve as seguintes rotinas: 1 – receber a correspondência; 2 – verificar se não falta folhas ou anexos; 3 – numerar e completar a data, no original e nas cópias; 4 – separar o original das cópias; 5 – expedir o original, com os anexos, se for o caso; 6 – encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, ou seja, ao arquivo propriamente dito. Trata-se de um setor de:
A) arquivamento. B) indexação. C) expedição.
D) catalogação. E) recolhimento.
84. TSE/2007 Em uma importante instituição pública federal, os arquivos estão localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de projetos especiais ou funções específicas e todo o controle da documentação é centralizado, visando à maior eficácia na tramitação dos documentos. Essa atividade de controle é conhecida como:
(A) movimentação. (B) distribuição. (C) registro.
(D) expedição. (E) protocolo.
85. IBRAM/2009/CESPE O serviço de protocolo é responsável pelas atividades de recebimento, classificação, controle da tramitação e expedição de documentos.
86. IBRAM/2009/CESPE As ações de conservação preventiva e montagem de guias e inventários são atividades do serviço de protocolo.
87. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Em órgãos públicos, apenas servidores treinados devem realizar a classificação de documentos. As operações de classificação incluem o estudo, isto é, a leitura de cada documento a fim de identificar o assunto principal sob o qual deve ser classificado, e os assuntos secundários; e a codificação, que consiste em anotar o código correspondente ao assunto principal na primeira folha do documento.
88. MEC/CESPE/2009 As correspondências consideradas ostensivas são classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas.
89. MEC/CESPE/2009 A correspondência oficial, com indicações de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatário.
90. MEC/CESPE/2009 Para que ocorra a expedição de documentos, os setores de trabalho devem encaminhar o original, acompanhado de uma cópia, ao setor de protocolo, que faz o devido registro, arquiva o original e expede a cópia do documento ao destinatário.
91. MEC/CESPE/2009 Os órgãos públicos devem manter registros da tramitação de todos os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos, independentemente da espécie documental (por exemplo, ofício, processo, projeto, contrato).
92. MEC/CESPE/2009 Ao se proceder à abertura do envelope de uma correspondência, deve-se observar se ele contém o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devolução desse documento ao remetente.
MI/CESPE/2009 Em determinado setor de trabalho de um ministério, tramitam cerca de quinhentos processos por ano. Enquanto permanecem nesse setor, os processos são acondicionados em caixas-arquivo e dispostos por número. O acesso a esses documentos só é possível com a informação do número do processo, que é gerado no momento de sua autuação. Os demais documentos, como ofícios, memorandos, contratos, relatórios etc., são arquivados pela origem (órgãos governamentais, entidades da sociedade civil etc.) ou pela espécie documental (ofícios recebidos e expedidos, memorandos, contratos etc.), tornando complexa e demorada a localização dos documentos desejados. Em geral, os processos são solicitados pelos interessados segundo os assuntos de que tratam (aquisição de material e contratação de serviços; solicitação de transporte; pedido de férias etc.). Considerando essa situação hipotética, julgue os itens subseqüentes.
93. MI/CESPE/2009 A correspondência particular não deve ser expedida pelas unidades de protocolo — central ou setorial — do órgão.
94. MI/CESPE/2009 As correspondências tais como ofícios, memorandos e avisos são classificados quanto à natureza em secreto, confidencial, ultra-secreto e reservado.
95. MI/CESPE/2009 A autuação mencionada na situação descrita é o termo que caracteriza a abertura do processo.
96. MI/CESPE/2009 O controle da tramitação dos processos pelos setores de trabalho responsáveis pela condução dos assuntos tratados nos processos é de responsabilidade do setor de protocolo e dos próprios setores de trabalho por onde tramitam os processos.
97. MI/CESPE/2009 O ato pelo qual um processo é devolvido para cumprir as formalidades indispensáveis é conhecido como distribuição.
98. MI/CESPE/2009 Por meio da operação conhecida como juntada por anexação, é possível unir provisoriamente um ou mais processos a um processo mais antigo para o estudo e a uniformização de tratamento em matérias semelhantes.
99. MI/CESPE/2009 O desentranhamento de peças de um processo pode ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado.
100. MI/CESPE/2009 As folhas do processo que tramita pelos setores que decidirão sobre a matéria nele tratada devem ser numeradas em ordem crescente.
101. MI/CESPE/2009 A correspondência recebida que tiver caráter ostensivo — ofício ou carta — não deve ser aberta pelo protocolo. Deve-se registrar, apenas, a espécie do documento e o órgão emissor para, em seguida, encaminhá-lo imediatamente ao seu destinatário.
102. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A classificação ajuda a definir a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial para a sua recuperação.
NATUREZA DO ASSUNTO (Grau de sigilo)
103. ANEEL/2010/CESPE Os procedimentos adotados para a correspondência de caráter sigiloso consistem em sua classificação e encaminhamento ao destinatário.
104. DPU/2010/CESPE O procedimento de desclassificar documentos consiste em
(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminação.
(B) possibilitar o empréstimo de documentos em âmbito interno.
(C) liberar à consulta os documentos de natureza especial.
(D) facultar o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos.
(E) proceder à alteração da classificação atribuída anteriormente, com base no plano de classificação da instituição.
105. MPS/CESPE/2010 Documentos classificados como secreto, confidencial ou reservado não são processados nas unidades de protocolo, ao contrário dos demais documentos. Nesse caso, o servidor deverá apenas colocar um carimbo correspondente ao grau de sigilo no envelope e o encaminhar para o órgão de destino, sem fazer a autuação.
106. TJ/2007 Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgação.
107. TST/2007 Na expedição e tramitação de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.
108. TST/2007 Desclassificação é o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
109. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio A classificação de ostensivo é dada ao documento cuja divulgação
(A) deve ser apenas oficial.
(B) deve ser de conhecimento restrito.
(C) não deve ser disponibilizada.
(D) não prejudica a administração.
(E) requer especial grau de sigilo.
110. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio De acordo com a legislação vigente, é assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. No entanto, serão restritos, por um prazo de até cem anos, documentos sigilosos relacionados com.
(A) segurança e risco da sociedade.
(B) legitimidade e força do estado.
(C) resistência e capacidade do povo.
(D) honra e imagem das pessoas.
111. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos de natureza ostensiva recebidos pelo protocolo não podem ser abertos, analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus destinatários.
112. IBRAM/CESPE/2009/arquivista Os documentos públicos considerados sigilosos são classificados em quatro categorias: ultrassecretos, secretos, confidenciais e reservados. Os documentos são mantidos nessas classificações pelos prazos de, no máximo, 50 anos, 30 anos, 20 anos e 10 anos, respectivamente.
113. IBRAM/CESPE/2009/arquivista São considerados sigilosos os documentos cujas informações possam representar risco para a segurança da sociedade e do Estado, e os que possam prejudicar a honra e a imagem de pessoas, ao ferir a inviolabilidade da intimidade. Entretanto, se o Poder Judiciário considerar que uma informação é indispensável à defesa de direito ou ao esclarecimento de situação pessoal, pode determinar, em qualquer instância, a exibição reservada de documentos sigilosos.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
114. DPU/2010/CESPE O instrumento auxiliar adotado na gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação desses documentos denomina-se plano de
(A) descarte. (B) retenção. (C) arquivamento. (D) avaliação.
(E) classificação.
115. MMA/CESPE/2009 Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se à elaboração de documentos resultantes de atividades de um órgão ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração e evitadas a duplicação e a emissão de vias desnecessárias.
116. M SAUDE/2008/CESPE O conjunto de operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento em fase corrente e intermediária é conhecido por gestão de documentos.
117. M SAUDE/2008/CESPE A gestão de documentos tem como fases básicas a produção, a conservação e utilização e a destinação.
118. M SAUDE/2008/CESPE O curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como termo de recolhimento.
119. MMA/CESPE/2009 A fase da gestão de documentos em que são feitas a análise e a avaliação de documentos acumulados em arquivos é conhecida como preservação de documentos.
120. MMA/CESPE/2009 Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a recuperação de informações e a elaboração de normas de acesso à documentação são desenvolvidas na fase de utilização de documentos.
121. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas relativos à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para guarda permanente.
122. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio Sabendo-se que arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma instituição no decorrer de suas atividades, é lógico que o conhecimento dessa instituição, seus objetivos, funções e estrutura, com suas alterações, é fundamental para o entendimento da própria documentação. Nesse sentido, uma efetiva organização de arquivos deve-se iniciar pelo exame dos estatutos, regulamentos, regimentos, normas e organogramas, além de outros documentos constitutivos da instituição. Esta fase da organização dos arquivos é denominada:
(A) avaliação. (B) seleção. (C) levantamento.
(D) planejamento. (E) triagem.
123. TERRACAP/FUNIVERSA/2010 Acerca das etapas da organização de um arquivo de um órgão assinale a alternativa que apresenta a etapa que realiza o exame de estatutos, regimentos, normas, organogramas e outros documentos da instituição que mantém esse arquivo.
(A) análise dos dados coletados
(B) levantamento de dados
(C) planejamento
(D) implantação
(E) acompanhamento
METODO DE ARQUIVAMENTO
124. ANEEL/2010/CESPE O método numérico- cronológico é considerado um método de arquivamento básico.
125. ANEEL/2010/CESPE De acordo com as regras de alfabetação, no caso de homônimos, os graus de parentesco deverão ser considerados.
126. DPU/2010/CESPE Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se
(A) por assunto. (B) onomástico. (C) geográfico.
(D) ideográfico. (E) alfabético.
127. Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir estão corretamente apresentados.
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador)
Barbosa Neto, Pedro Paulo
Fundação Getúlio Vargas
Lao Xing Xiang
Vale Verde, Ricardo Pereira do
TST/2007 Considere que, em cada um dos itens é apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivados. Considerando as regras de alfabetação para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicação correta das referidas regras.
128. Júnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
129. Alencastro, Marcelo Pereira d’
Brito, Pedro Paulo de
Castelo Branco, Antonio Barbosa
Moreira, Artur de Azevedo
São Tiago, Vicente de Paula de
130. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus
Fagundes, Demóstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
131. STJ/2008/CESPE O método de ordenação dos documentos a partir do uso do nome da cidade ou de um estado é conhecido como Duplex.
132. ANP/CESPE/2008/arquivista Uma empresa de grande porte concentra um grande volume de documentos cujo elemento principal de identificação é o número, pois trata de uma organização com base no método dígito-terminal. Alguns documentos receberam os seguintes números:
P – 56.212 Q – 86212 R – 94217 S – 218.703 T – 972.689
Desta forma, utilizando o método dígito-terminal para a organização, a ordem e estrutura são a seguinte:
(A) P, Q, R, S e T
(B) Q, S, P, T e R
(C) R, T, Q, P e S
(D) S, P, Q, R e T
(E) T, S, P, R e Q
133. ANP/CESPE/2008/arquivista A estrutura da tabela de classificação de documentos do CONARQ orienta para que as principais classes correspondam às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Essas classes se subdividem e apresentam a seguinte estrutura
(A) 0.0.0, 0.1.0, 0.1.2, 0.1.2.1, 0.1.2.1.1
(B) 0.00, 0.10, 0.12, 0.12.1, 0.12.11
(C) 00-0, 0-10, 01-2, 01-2-1, 01-2-1-1
(D) 000, 010, 012, 012.1, 012.1.1
(E) 000, 0.10, 0.12, 0.121, 0.1221
134. TSE/2007 O método dúplex é um dos métodos de arquivamento existentes, do qual um arquivista poderá fazer uso, na organização de um acervo arquivístico. Na arquivística, o método dúplex é normalmente representado pela codificação.
A) 641.4 B) 64.14. C) 6.414. D) 64-14. E) 6-4-1-4.
135. TSE/2007 Os diferentes sistemas de arquivamento existentes muitas vezes combinam letras com outros elementos. A combinação de letras com cores, conforme a tabela abaixo corresponde ao seguinte método de arquivamento:
LETRAS CORES
A, B, C, D e abreviações>> ouro.
E, F, G, H, e abreviações>> rosa.
I, J, K, L, M, N e abreviações>> verde.
O, P, Q e abreviações>> azul.
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações>> palha.
(Paes, M, 1986: 59)
(A) variadex. (B) colorex. (C) duplex. (D) cromex. E) rôneo.
136. TSE/2007 Observe o quadro abaixo:
Dissertações
Antropologia
Antropologia Cultural
História
Sociologia
Teoria Antropológica
Monografias
Antropologia
História
História Antiga
História Moderna
Sociologia
Teses
Antropologia
História
Sociologia
Sociologia da Educação
Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à.
A) duplex. B) enciclopédica. C) alfabética. D) dicionária.
E) decimal.
137. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio No Código de Classificação de Documentos, as espécies documentais, as funções, os tipos e as atividades, ou seja, os assuntos encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções desempenhadas pelos órgãos. Isto quer dizer que os assuntos recebem códigos numéricos que refletem uma hierarquia funcional que parte sempre do:
(A) individual para o grupo.
(B) inteiro para o decimal.
(C) geral para o particular.
(D) simples para o composto.
(E) permanente para o temporário.
138. FUNASA/2009/ agente adm/Cesgranrio O sistema decimal de classificação por assunto constitui-se em um código numérico dividido em classes, subclasses e assim por diante. As dez primeiras classes são representadas por um número inteiro composto por quantos algarismos?
(A) Dois (B) Três (C) Quatro (D) Cinco (E) Seis
139. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O arquivo de uma clínica especializada em cirurgia plástica organiza a sua documentação corrente de acordo com a procedência, pois recebe clientes de todo o Brasil. A organização obedece à modalidade de Estado, Cidade e Correspondente, de acordo com as orientações de PAES (2004). Considere os correspondentes:
1 – Ronaldo de Souza Filho – Belém – Pará;
2 – Antonio Souza – Presidente Figueiredo – Amazonas;
3 – Marco Antonio Figueiredo – Rio Preto da Eva – Amazonas;
4 – Dr. Pedro Souza Silva – Manaus – Amazonas;
5 – Deputado A. Souza – Crato – Ceará.
Esses correspondentes terão a seguinte ordem:
(A) 5 – 2 – 3 – 1 – 4
(B) 4 – 3 – 2 – 5 – 1
(C) 4 – 2 – 3 – 5 – 1
(D) 3 – 2 – 1 – 4 – 5
(E) 1 – 2 – 3 – 5 – 4
140. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O código de classificação de documentos de arquivo é um instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelos órgãos. Elas são divididas em subclasses e estas, em grupos e subgrupos. O código de classificação de documentos para a administração pública – atividade-meio – possui duas classes comuns a todos os seus órgãos, referentes aos assuntos gerais e aos assuntos diversos, que são.
(A) 000 e 900 (B) 100 e 800 (C) 200 e 500 (D) 300 e 500
(E) 700 e 800
141. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública funciona como um modelo a ser adotado pelos órgãos públicos. Por isso possui uma classe principal que é comum a todos: a classe 100, referente aos assuntos de administração. As demais classes (200 a 900) devem ser elaboradas em cada órgão porque se destinam aos assuntos relativos às atividades-meio e às atividades-fim específicas de cada um.
142. MEC/CESPE/2009 Na ordenação das pastas, não devem ser considerados os artigos e as preposições que fazem parte dos nomes de empresas e de órgãos governamentais.
143. MI/CESPE/2009 A disposição de processos por seu número é um método de classificação de documentos conhecido como duplex.
144. MI/CESPE/2009 Na organização feita segundo a origem dos documentos, o correto é dispor as pastas alfabeticamente a partir dos nomes dos órgãos ou das empresas, não considerando, para fins de coordenação, os artigos e preposições que os constituem.
145. MI/CESPE/2009 Caso seja necessário adotar o método dígito-terminal nos documentos referentes à correspondência com órgãos públicos ou com entidades da sociedade civil, deve-se atribuir um número a cada órgão público ou entidade da sociedade civil, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética.
146. IBRAM/CESPE/2009 O método numérico é um método de arquivamento indireto.
147. STJ/2008/CESPE A disposição alfabética de pastas de documentos de um arquivo a partir das regras de alfabetação é exclusiva para nomes de pessoas.
MICROFILMAGEM
148. FUNASA/2009/ arquivista/cesgranrio O conceito de microfilmagem está vinculado à produção de imagens fotográficas de documentos em formato muito reduzido. Tal produto se tiver como meta a preservação das informações contidas nos documentos eliminados, visando à racionalização de espaço físico, é microfilme de.
(A) segurança. (B) preservação. (C) complemento.
(D) tramitação. (E) substituição.
149. IBRAM/CESPE/2009/arquivista A continuidade do texto em outra página é indicada pelo símbolo a seguir
150. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O símbolo a seguir indica rascunho.
151 IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Páginas e (ou) números em falta são sinalizados pelo símbolo abaixo.
152. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O microfilme de substituição serve à preservação das informações contidas em documentos que serão eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
153. IBRAM/CESPE/2009/arquivista O objetivo do microfilme de preservação é proteger o documento do uso e manuseio constante.
154. IFHAN/funiversa/2009 Em relação à microfilmagem de documentos é incorreto afirmar que.
(A) a microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
(B) é obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.
(C) a eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
(D) a incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
(E) na legislação arquivística brasileira, a microfilmagem não é válida para os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Julgue os itens seguintes quanto à microfilmagem de documentos e à gestão de documentos eletrônicos.
155. Microfilme é o resultado do processo de reprodução, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
156. IFHAN/funiversa/2009 Quanto à microfilmagem, em relação aos símbolos utilizados, é correto afirmar.
(A) significa original rasurado
(B) significa fim do rolo.
(C) significa continua em outro rolo.
(D) significa Texto deteriorado
(E) significa original ilegível
157. É aconselhável utilizar o processo de microfilmagem no caso de documentos com longo prazo de guarda.
158. IBRAM/CESPE/2009/arquivista. Os documentos permanentes possuem valores histórico, probatório e informativo e devem ser definitivamente preservados, à exceção dos documentos microfilmados, cujos originais podem ser eliminados, mantendo-se apenas os microfilmes.
159.ANVISA/2008/CESPE Uma das vantagens da microfilmagem é a característica de poder prescindir da organização arquivística de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliação e seleção do acervo documental.
160. DFTRANS/2008/arquivista Em um programa de gestão de documentos, a reformatação de suportes (microfilmagem ou digitalização) deve ser adotada exclusivamente quando o documento é recolhido ao arquivo permanente
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