Noções de Arquivologia e procedimentos administrativos.
Prof.ª Ana Luiza Soares
ITI
O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI é uma autarquia federal vinculada à Casa Civil da Presidência da República, cujo objetivo é manter a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, sendo a primeira autoridade da cadeia de certificação.
A Medida Provisória 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 deu início à implantação do sistema nacional de certificação digital da ICP-Brasil. Isso significa que o Brasil possui uma infra-estrutura pública, mantida e auditada por um órgão público, no caso, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, que segue regras de funcionamento estabelecidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil, cujos membros são nomeados pelo Presidente da República, entre representantes dos poderes da República, bem como, de segmentos da sociedade e da academia, como forma de dar estabilidade, transparência e confiabilidade ao sistema.
O certificado digital da ICP-Brasil, além de personificar o cidadão na rede mundial de computadores, garante, por força da legislação atual, validade jurídica aos atos praticados com seu uso. A certificação digital é uma ferramenta que permite que aplicações, como comércio eletrônico, assinatura de contratos, operações bancárias, iniciativas de governo eletrônico, entre outras, sejam realizadas. São transações feitas de forma virtual, ou seja, sem a presença física do interessado, mas que demandam identificação inequívoca da pessoa que a está realizando pela Internet.
Compete ainda ao ITI estimular e articular projetos de pesquisa científica e de desenvolvimento tecnológico voltados à ampliação da cidadania digital. Nesse vetor, o ITI tem como sua principal linha de ação a popularização da certificação digital e a inclusão digital, atuando sobre questões como sistemas criptográficos, software livre, hardware compatíveis com padrões abertos e universais, convergência digital de mídias, entre outras.
CERTIFICADO DIGITAL
Na prática, o certificado digital funciona como uma carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação feita nos meios virtuais, como a rede mundial de computadores - Internet. Tecnicamente, o certificado é um documento eletrônico que por meio de procedimentos lógicos e matemáticos asseguraram a integridade das informações e a autoria das transações.
Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma terceira parte confiável, ou seja, uma Autoridade Certificadora que, seguindo regras emitidas pelo Comitê Gestor da ICP-Brasil e auditada pelo ITI, associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas.
Os certificados contêm os dados de seu titular, tais como nome, número do registro civil, assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, entre outros, conforme detalhado na Política de Segurança de cada Autoridade Certificadora.
Como funciona a certificação digital?
Basicamente, o Certificado Digital funciona como uma espécie de carteira de identidade virtual que permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação em rede de computadores. O processo de certificação digital utiliza procedimentos lógicos e matemáticos bastante complexos para assegurar confidencialidade, integridade das informações e confirmação de autoria.
O Certificado Digital é um documento eletrônico, assinado digitalmente por uma terceira parte confiável, que identifica uma pessoa, seja ela física ou jurídica, associando-a a uma chave pública. Um certificado digital contém os dados de seu titular como nome, data de nascimento, chave pública, nome e assinatura da Autoridade Certificadora que o emitiu, podendo ainda conter dados complementares como CPF, título de eleitor, RG, etc.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. A assinatura digital fica de tal modo vinculada ao documento eletrônico que, caso seja feita qualquer alteração no documento, a assinatura se torna inválida. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, como estabelece também uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo a inserção de mais um espaço entre duas palavras, invalida a assinatura.
Os documentos em papel, depois de digitalizados, certificados digitalmente, autenticados por um tabelião e registrados no cartório de registro de títulos e documentos, poderão ser eliminados?
Não. O documento digitalizado a partir de uma documento original não é legalmente presumido autêntico, pois o documento original pode ter sofrido alterações anteriores ao processo de digitalização.
Esclarecendo melhor, uma vez digitalizado o documento e certificado no âmbito da cadeia da ICP-Brasil, este não poderá mais sofrer alterações, todavia o documento original, antes da sua digitalização, pode ter sofrido alterações. Assim sendo, em caso de questionamento quanto a integridade e autenticidade do conteúdo posto no documento digitalizado, o interessado só poderá fazer prova destes atributos com a exibição do documento original. Desta forma, não é recomendável a eliminação dos documentos originais.
O art. 223, caput, do Cód. Civil é bastante esclarecedor neste tocante, vejamos o que ele determina: “Art.223- A cópia fotográfica de documento, conferido por tabelião de notas, valerá como prova de declaração de vontade, mas, impugnada sua autenticidade, deverá ser exibido o original.”
Analisando o artigo sob comento, chegaremos a conclusão, se um documento fotografado e conferido por tabelião de notas pode sofrer impugnações acerca da sua autenticidade, analogicamente, documentos que sofreram digitalização também pode ser objeto de impugnações, pois apenas o original faz prova concreta da sua autenticidade.
Portanto, é importante assinalarmos que a presunção de integridade e autenticidade, extraída do art.10 da Medida Provisória denº2.200-2, de 24/08/2001, diz respeito a documentos produzidos eletrônicamente e assinados digitalmente com certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil.
Vale dizer, a assinatura eletrônica vinculada a um certificado emitido no âmbito da ICP-Brasil conduz à presunção de autenticidade do documento subscrito, certo que é, como afirma Humberto Theodoro Júnior, em Comentários ao Novo Código Civil. Volume III. Tomo II. Rio de Janeiro: Forense, 2003, p. 48, que o “Código não subordina a validade do instrumento particular a que a firma do signatário seja reconhecido por tabelião ou qualquer oficial público. O que lhe dá autenticidade é a própria assinatura, ou seja, a escrita do nome do declarante, feita pessoalmente (de forma autógrafa)”.
Quais as principais informações que constam em um certificado digital?
As principais informações que constam em um certificado digital são: chave pública do titular; nome e endereço de e-mail; período de validade do certificado; nome da Autoridade Certificadora - AC que emitiu o certificado; número de série do certificado digital; assinatura digital da AC.
Como é feita a certificação nas empresas?
Da mesma forma que uma pessoa física pode solicitar sua identidade digital, as empresas interessadas com um CNPJ válido podem solicitar também. Maiores informações sobre este procedimento podem ser encontradas no documento DOC-ICP-05, vinculado àresolução nº 42 da legislação da ICP-Brasil.
Qualquer pessoa pode obter um certificado digital?
Sim. Qualquer pessoa pode solicitar às Autoridades Certificadoras um Certificado Digital.
Quais são as aplicações da assinatura digital?
São muitas as possibilidades de aplicações da assinatura digital, dentre elas encontram-se as seguintes: - comércio eletrônico; - processos judiciais e administrativos em meio eletrônico; - facilitar a iniciativa popular na apresentação de projetos de lei, uma vez que os cidadãos poderão assinar digitalmente sua adesão às propostas; - assinatura da declaração de renda e outros serviços prestados pela Secretaria da Receita Federal; - obtenção e envio de documentos cartorários; - transações seguras entre instituições financeiras, como já vem ocorrendo desde abril de 2002, com a implantação do Sistema de Pagamentos Brasileiro - SPB; - Diário Oficial Eletrônico; - identificação de sítios na rede mundial de computadores, para que se tenha certeza de que se está acessando o endereço realmente desejado; etc.
Quais as vantagens oferecidas às empresas ou pessoas físicas que adquirem um certificado digital?
Agilidade, redução de custos e segurança. São essas as principais vantagens da certificação digital. A certificação digital hoje permite que processos que tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos totalmente por via eletrônica. Com isso os processos tornam-se menos burocráticos, mais rápidos e por conseguinte, mais baratos. A certificação digital garante autenticidade e integridade. O documento com assinatura digital ICP-Brasil tem a validade de um documento em papel assinado manualmente.
Como os órgãos da administração pública podem se beneficiar com aplicações que utilizam certificação digital?
Essa tecnologia traz segurança tanto para a Administração como para o cidadão. Além disso, pode ser uma ferramenta importante para a melhoria da gestão, para a desburocratização e para dar agilidade do atendimento do público. O caso do ProUni é exemplar. Com ele o Ministério da Educação tornou eletrônico todo o processo de solicitação de bolsas, bem como a comunicação e os trâmites entre o Ministério e as Faculdades integrantes do projeto.
A assinatura digital confere sigilo ao documento eletrônico?
A assinatura digital não torna o documento eletrônico sigiloso, pois ele em si não é criptografado. O sigilo do documento eletrônico poderá ser resguardado mediante a cifragem da mensagem com a chave pública do destinatário, pois somente com o emprego de sua chave privada o documento poderá ser decifrado. Já a integridade e a comprovação da autoria são características primeiras do uso da certificação digital para assinar.
O documento assinado eletronicamente é reconhecido da mesma forma que um documento assinado de forma manuscrita?
De acordo com o art. 10, da MP n° 2.200-2, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados emitidos no âmbito da ICP-Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinaturas manuscritas. Importante frisar que os documentos eletrônicos assinados digitalmente por meio de certificados emitidos fora do âmbito da ICP-Brasil também têm validade jurídica, mas esta dependerá da aceitação de ambas as partes, emitente e destinatário, conforme determina a redação do § 2º do art. 10 da MP n° 2.200-2.
Quais cuidados se deve ter ao se utilizar a certificação digital?
Primeiramente, deve-se lembrar que o certificado digital representa a “identidade” da pessoa no mundo virtual. Assim, é necessária a adoção de alguns cuidados para se evitar que outra pessoa, possa fechar contratos e/ou negócios e realizar transações bancárias em nome do titular do certificado. Recomendações para o uso de um certificado digital:
a) A senha de acesso da chave privada e a própria chave privada não devem ser compartilhadas com ninguém;
b) Caso o computador onde foi gerado o par de chaves criptográficas seja compartilhado com diversos usuários, não é recomendável o armazenamento da chave privada no disco rígido, pois todos os usuários terão acesso a ela, sendo melhor o armazenamento em disquete, smart card ou token;
c) Caso a chave privada esteja armazenada no disco rígido de algum computador, deve-se protegê-lo de acesso não-autorizado, mantendo-o fisicamente seguro. Nunca deixe a sala aberta quando sair e for necessário deixar o computador ligado. Utilize também um protetor de tela com senha. Cuidado com os vírus de computador, eles podem danificar sua chave privada;
d) Caso o software de geração do par de chaves permita optar entre ter ou não uma senha para proteger a chave privada, recomenda-se a escolha pelo acesso por meio de senha. Não usar uma senha significa que qualquer pessoa que tiver acesso ao computador poderá se passar pelo titular da chave privada, assinando contratos e movimentando contas bancárias. Em geral, é bem mais fácil usar uma senha do que proteger um computador fisicamente;
e) Utilize uma senha longa, intercalando letras e números, uma vez que existem programas com a função de desvendar senhas. Deve-se evitar o uso de dados pessoais como nome de cônjuge ou de filhos, datas de aniversários, endereços, telefones, ou outros elementos relacionados com a própria pessoa. A senha nunca deve ser anotada, sendo recomendável sua memorização.
O certificado digital tem prazo de validade?
Sim. O certificado digital, diferentemente dos documentos utilizados usualmente para a identificação pessoal como CPF e RG, possui um período de validade. Só é possível assinar um documento enquanto o certificado é válido. O usuário pode solicitar a renovação do certificado para a AC após a perda da validade deste.
O que é a ICP-Brasil?
A Infra-estrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil)é um conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que foram traçadas pelo seu Comitê Gestor com o objetivo de estabelecer os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública.
DICAS:
DECRETOS
Decreto nº 3.505, de 13 de Junho de 2000. Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. |
Decreto nº 3.872, de 18 de Julho de 2001. Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CGICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências. |
Decreto nº 3.996, de 31 de Outubro de 2001. Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal. |
Decreto nº 4.414, de 07 de Outubro de 2002. Altera o Decreto no 3.996, de 31 de Outubro de 2001, que dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal. |
Decreto nº 4.689, de 07 de Maio de 2003. Aprova a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI, e dá outras providências. |
Decreto nº 6.605, de 14 de Outubro de 2008. Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva e sua Comissão Técnica Executiva - COTEC. |
MEDIDA PROVISÓRIA
Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de Agosto de 2001.
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, e dá outras providências.
GED
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc.
As principais tecnologias relacionadas a GED são:
••>> Capture - Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.
••>> Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital.
Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.
••>> Document Management (DM) (Gerenciamento de Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos.
Dentre as suas principais funcionalidades estão o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.
••>> Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro de uma organização, garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas no tempo previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites, documentos e sincroniza a ação das pessoas.
••>> COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de relatórios, incluindo a captura, indexação, armazenamento, gerenciamento e recuperação de dados.
Esta tecnologia permite que relatórios sejam armazenados de forma otimizada, em meios de baixo custo, mantendo-se sua forma original.
••>> Forms Processing (processamento de formulários) - tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação.
Neste sistema são utilizados o ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.
••>> Records and Information Management (RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida de um documento, independente da mídia em que se encontre.
Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.
Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos.
Relacionamos aqui alguns benefícios genéricos, embora seja nas particularidades de um negócio que o GED se mostre mais vantajoso.
••>> Extrema velocidade e precisão na localização de documentos.
••>> Total controle no processo de negócio.
••>> Ilimitadas possibilidades de indexação e localização de documentos.
••>> Melhor qualidade no atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas rápidas e precisas.
••>> Mais agilidade em transações entre empresas.
••>> Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
••>> Melhoria no processo de tomada de decisões.
••>> Maior velocidade na implementação de mudanças em processos.
••>> Obtenção de vantagem competitiva sustentável.
••>> Possibilidade de implementação de trabalho virtual, com redução de despesas.
••>> Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede.
••>> Melhor aproveitamento de espaço físico.
••>> Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas).
••>> Evita extravio ou falsificação de documentos.
••>> Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos.
••>> Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa.
••>> Integração com outros sistemas e tecnologias.
••>> Continuidade de negócios: o GED é de grande auxílio para políticas de recuperação de documentos e manutenção das atividades da empresa em casos de acidentes.
••>> Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes.
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