Resumão de bolso

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Prof.ª Ana Luiza Soares

CONCEITOS BÁSICOS:

• Arquivo

•Informação

•Suporte

• Documento

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS.

      Forma: é o estágio de preparação

1. Rascunho ou  minuta
2. Original
3. Cópia.

     Formato: É a configuração física do documento = cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz.

     Espécie: aspecto formal= ofícios, certidões, atestados, atas, contratos, declarações.

     Tipologias ou tipo: É a soma da espécie documental com o objetivo= contrato de aluguel

GÊNERO DOS DOCUMENTOS

• Textuais ou escritos

• Iconográficos

•Filmográficos ou Audiovisuais

•Cartográficos

• Informáticos

•Sonoro

•Micrograficos

•Fotográficos

Obs.: O documento pode ser classificado em um ou mais gêneros.

TIPOS DE ARQUIVOS

Quanto às entidades mantedoras:

• Públicos: mantidos por instituição pública.

• Privados: mantidos por instituições privadas.

Quanto à natureza dos documentos:

• Especiais: suporte.

• Especializados: assuntos específicos.

Quanto á extensão de sua localização:

• Setoriais: funciona no próprio setor com função de arquivo corrente

• Central ou geral: centraliza as atividades de arquivo em um só ambiente.

•Quanto aos valores dos documentos

• Primários =administrativo

• Secundário= histórico

Quanto ao seu estágio de evolução

• Corrente (1 fase):

        -É a fase em que os documentos são criados;

        -Nesta fase os documentos tramitam bastantes e são muito consultados;

Atividades dos arquivos correntes: Protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta.

• Intermediária (2 fases):

          -É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo, mas são pouco consultados.

          -Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).

• Permanente (3 fases):

          -É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são guardados pelo seu valor histórico;

          -Os documentos desta fase jamais serão eliminados.

Atividades dos arquivos permanentes: Destinação, arranjo, descrição, publicação e referência.

TABELA DE TEMPORALIDADE

É o instrumento que define o prazo de guarda
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias, bem como a destinação final dos documentos realizado pela Comissão Permanente de Avaliação dos Documentos.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PROTOCOLO

É o controle da tramitação de documentos da instituição. É uma atividade típica da fase corrente.

Atividades do setor de protocolo:

• Recebimento e classificação;

• Registro e controle(autuação);

• Expedição (distribuição).

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS

•      Levantamento de dados;

•      Análise dos dados coletados;

•      Planejamento;

•      Execução ou implantação e acompanhamento.

ARQUIVAMENTO (Na fase corrente)

ETAPAS:

1. Inspeção;
2. Análise;
3. Ordenação;
4. Arquivamento;
5. Emprestimo e consulta.

GRAUS DE SIGILO

v  Ostensivo ou ordinário:

v  Sigilosos: ultra-secreto, secreto e reservado.

A classificação é a atribuição do grau de sigilo.

A reclassificação é a alteração do grau de sigilo.

A desclassificação é a retirada do grau de sigilo.

GRAU DE SIGILO	ANOS/ PRORROGAÇÃO	ACESSO INDEVIDO
ULTRA-SECRETO	MÁXIMO DE 25 ANOS/+25	Acarreta dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do estado
SECRETO	MÁXIMO DE 15 ANOS/+15	Acarreta dano grave à segurança da sociedade e do estado
RESERVADO	MÁXIMO DE 5 ANOS/+5	Revelação não autorizada de dados podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos.

OBS:

v  Documentos referentes à honra e a imagem pessoal= 100 anos de restrição.

“O poder judiciário em qualquer instância poderá determinar a divulgação dos documentos sigilosos.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

É o controle de todo fluxo de documentos da instituição, desde a criação dos mesmos até sua destinação final.

Etapas da gestão de documento:

• Produção;

• Uso (tramitação, arquivamento e outros);

• Avaliação e destinação final (eliminação ou guarda permanente).

MICROFILMAGEM

  É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micro gráfico ou microficha. O microfilme é uma imagem reduzida da forma maior: é por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer.

BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM

• Valor legal;

• Acesso fácil e rápido;

• Segurança;

• Garantia de confidencialidade das informações;

• Durabilidade;

• Redução sensível de espaço.

OBS: no Brasil, a microfilmagem é normatizada pela lei 5.433/1968, regulamentada pelo decreto 1.799/1996.

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Agentes externos que danificam os documentos

• Físicos: Umidade, temperatura, luminosidade.

• Químicos: Poeira, fumaça, tinta.

• Biológicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem.

CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Temperatura e Umidade

Temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilações para não acelerar a fragilização do papel.

Principais operações de conservação:

·         Desinfecção – fumigação.

·         Limpeza

·         Alisamento –

Métodos de restauração:

• Banho de gelatina
• Tecido
• Silking
• Laminação

·         Encapsulação

TIPOS DE ARQUIVAMENTO

·                     Horizontal:

·                     Vertical:

SISTEMAS DE ARQUIVAMENTO

·                     Sistema Direto:

·                     Sistema Indireto:

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Básicos	Alfabético D
	Geográfico D
	Numéricos	Simples I
		Cronológico I
		Digito-terminal I
	Ideográficos	Alfabéticos D	Enciclopédico
			Dicionário
		Numéricos I	Duplex
			Decimal
Padronizados	Variadex I
	Automático I
	Soundex I
	Mnemônico I
Alfanumérico	Semi-indireto

*(D) direto

*(I) indireto

Material e dúvidas: WWW.materialdearquivologia.blogspot.com