Prova DNIT/2012/ESAF

81- O arquivo é uma fonte de informação importante e estratégica dentro de uma organização pública. Assinale a opção que identifica uma das características do arquivo.

a) É colecionado por razões culturais.

b) É constituído, prioritariamente, por documentos acumulados pela atividade-meio.

c) É colecionado para registrar a memória da organização.

d) É constituído por documentos semelhantes aos de biblioteca.

e) É acumulado naturalmente no desenvolvimento das atividades de uma organização.

Comentário: O arquivo tem formação pela origem jamais por coleção. O arquivo tem formação natural, progressiva e orgânica como resultado das atividades desenvolvidas pela administração.

82- Os documentos públicos podem ser identificados como

a) inativos, permanentes e elimináveis.

b) correntes, de gestão e ativos.

c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo.

d) correntes, intermediários e permanentes.

e) inativos, permanente e arquivo.

Comentário: 8º Art. Da lei 8159/91 “Os documentos públicos são identificados como Correntes, Intermediários e permanentes”.

83- Os documentos que fazem parte dos arquivos correntes do DNIT são aqueles

a) que por razões de interesse administrativo aguardam a sua eliminação ou guarda permanente.

b) que não tem valor primário.

c) que estão em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

d) que tem valor secundário.

e) que tem valor probatório e informativo e por isso precisam ser definitivamente preservados.

Comentário: A banca já deu a resposta, arquivo corrente representa a 1º fase do ciclo vital dos documentos que tem como característica armazenar documentos recém-criados e que por isso tramitam bastante.

84- A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a eliminação de documentos é conhecida como

a) conservação de documentos.

b) destinação de documentos.

c) produção de documentos.

d) utilização de documentos.

e) difusão de documentos.

Comentário: A gestão controla todo fluxo de documentos desde o momento da criação dos documentos até a sua destinação final e possui três fases básicas: Produção, Uso e Destinação final que consiste em eliminar ou recolher os documentos a fase permanente.

85- São atividades do protocolo, exceto:

a) a eliminação de documentos.

b) a expedição de documentos.

c) a classificação de documentos.

d) o registro de documentos.

e) a distribuição de documentos.

Comentário: As atividades do protocolo são:

·         Receber e classificar

·         Registra e controlar

·         Expedir ou distribuir

A eliminação citada no item se refere a uma das atividades da gestão de documentos.

 86- A classificação de documentos é um momento crucial de toda a gestão documental. O servidor, para classificar o documento, faz essa operação de acordo com

a) o tema/assunto do documento.

b) a espécie documento.

c) o ato de expedição ou recebimento do documento.

d) o gênero do documento.

e) a função do documento.

Comentário: O documento representa sempre as funções que o órgão desempenha é um reflexo de todas as atividades por tanto a classificação neste caso é realizada pela função do documento.

87- O método de arquivamento ideográfico é uma das possibilidades de organização dos documentos de arquivo. Assinale a opção que identifica um método de arquivamento ideográfico.

a) Cronológico.

b) Dígito-terminal.

c) Geográfico.

d) Duplex.

e) Alfabético.

Comentário: O método Ideográfico divide-se em duas ordens: alfabética e numérica, sendo que na ordem alfabética estão os métodos Dicionário e Enciclopédico e na ordem numérica estão o Decimal e Duplex.

88- A tabela de temporalidade de documentos é um instrumento arquivístico que gerencia os prazos de guarda dos documentos. Em uma tabela de temporalidade, indique quais são as opções para a destinação final de documentos.

a) Guarda corrente ou intermediária.

b) Guarda permanente ou temporária.

c) Guarda permanente ou eliminação.

d) Guarda corrente ou permanente.

e) Guarda administrativa ou eliminação.

Comentário: A destinação final dos documentos sempre gera duas possíveis situações ou o documento será eliminado ou será recolhido a fase permanente.

89- Assinale a opção que demonstra o tipo de material de acondicionamento mais adequado para os documentos em suporte papel de guarda  intermediária.

a) Pasta suspensa.

b) Caixa-arquivo.

c) Pasta classificadora.

d) Pasta em poliondas.

e) Caixa A-Z.

Comentário: A fase intermediaria armazena documentos com pouca frequência de uso e muitas vezes com longo prazo de guarda por tanto a documentação deve ser acomodada na posição horizontal em caixas e em estantes, com isso é possível prolongar a vida útil  do suporte papel.

90- Assinale a opção em que as atividades de conservação de documentos são ligadas à fase arquivística.

a) Permanente.

b) Corrente.

c) Ativa.

d) Intermediária.

e) Pré-arquivo

Comentário: As principais funções do arquivo permanente são:

·         Destinação

·         Arranjo

·         Descrição e publicação

·         Conservação

·         Referência